5 pasos esenciales para organizar eventos de cualquier tipo

organizar eventos
15/03/2017

Organizar eventos puede parecer una tarea inabarcable si no nos dedicamos profesionalmente a ello, sin embargo, si contamos con los medios adecuados es un trabajo perfectamente asumible por cualquier entidad o empresa.

En 4TIC, además de poner a tu disposición nuestro software de gestión de eventos adaptable y sin comisiones por venta de entradas, queremos facilitarte tu trabajo todavía más a la hora de organizar un evento. Por eso, vamos a ver los 5 pasos más esenciales a la hora de organizar eventos de cualquier tipo, ya sea para entidades públicas o privadas, que te ayudarán a encarrilar tu trabajo y asegurarte de no dejarte nada importante.

1. Define el objetivo principal del evento

Aunque seguramente no tendrá tan solo uno, a la hora de organizar tu evento deberás tener claro cuál es el objetivo principal que buscas alcanzar. Puede que sea conseguir los máximos ingresos posibles, conseguir llenar el auditorio, generar imagen de marca, dar a conocer un producto/obra/grupo musical… A partir de este punto, el objetivo principal guiará tu trabajo en la organización del evento.

2. Establece el presupuesto y los gastos del evento

Este punto es muy importante para saber si el evento que estás organizando es viable. En el caso de que los gastos superan al presupuesto, deberás plantearte reducir costes o buscar alternativas. También será el momento de decidir el precio de las entradas, y es cuando se deberá tener muy en cuenta el objetivo principal del acto. Si el objetivo es diferente al económico, posiblemente será preferible ajustar los precios para conseguir la mayor asistencia posible.

3. Busca los proveedores del evento cuanto antes

El siguiente paso después del objetivo y el presupuesto, es decidir si necesitas proveedores y contratarlos cuanto antes.  Según el sector y la fecha es posible que te cueste encontrar un buen proveedor disponible, por eso conviene hacer la comparativa cuanto antes y cerrar el acuerdo. Esto también se aplica a empresas y/o asociaciones colaboradoras, reserva de espacios, etc. Cuanto antes tengas claros los medios con los que cuentas, mejor, y en el caso de las empresas colaboradoras puede ayudarte a definir el presupuesto también.

4. Promociona el evento tanto como tus medios te lo permitan

Existen infinidad de niveles de promoción, desde los más sencillos y gratuitos hasta caras campañas publicitarias. Según cuáles sean tu presupuesto y tu objetivo, deberás decidirte por un tipo y nivel de promoción. Los eventos de entidades públicas tendrán a su disposición páginas web oficiales y espacios en la ciudad para colgar carteles, por ejemplo. En cualquier caso, no es necesario gastar una fortuna para promocional un evento, hoy en día hay herramientas de sobra para llegar a mucho público sin invertir nada o casi nada en promoción: redes sociales, espacios web especializados y gratuitos, sorteos y concursos, etc.

5. Instala una plataforma de venta de entradas a medida

Cada tipo de evento es un mundo, pero si vas a vender entradas y quieres hacerlo de una manera cómoda y organizada, posiblemente necesitarás una plataforma de venta de entradas. El problema es que muchos de estos programas están predeterminados para empresas o entidades muy grandes, o para un tipo de evento en particular. La plataforma de venta de entradas de 4TIC, se adapta a las necesidades de cada empresa o entidad y, por si esto fuera poco, no cobra comisiones de venta. Esto, como habrás comprobado si te encuentras buscando una plataforma de venta de entradas, es algo muy valioso y que reducirá notablemente los gastos de tus eventos. Además, puedes solicitar una demo gratuita aquí.