Cómo gestionar reuniones más productivas gracias a la tecnología

14/02/2020

Uno de los objetivos de las reuniones de trabajo es que sean productivas, que sirvan para poner puntos en común entre todos los miembros del equipo y que se utilicen como medio para controlar la evolución de las propuestas de mejora hechas en reuniones anteriores. En muchas ocasiones, estas reuniones no tienen orden, se hacen largas y son completamente ineficaces. Hoy te contamos cómo gestionar reuniones más productivas gracias a la tecnología. ¡Toma nota de estos consejos!

Concreción de los temas

Lo ideal es que, a la hora de organizar una reunión, la persona encargada de notificar de la convocatoria a todos los asistentes, les adjunté también la orden del día para que todos tengan claro qué temas se van a tratar en la reunión, qué se deben preparar, qué material necesitan, etc. En este aspecto, la tecnología nos puede ser muy beneficiosa, pues con una plataforma de la gestión de reuniones eficaces, convocar a los asistentes e informarles de los temas principales es mucho más rápido, más sencillo y, además, ellos tienen a su disposición toda la información para releerla siempre que necesiten.

Registros y evolución

Llevar un registro de cada acuerdo, de cada avance y de cada plan de mejora propuesto, permite valorar mejor una posible evolución positiva o negativa del plan establecido. Poder acceder a una plataforma en la que podamos ver quién estuvo en cada reunión, quién propuso qué y cómo ha sido la evolución a lo largo del tiempo de una propuesta nueva, nos puede ayudar a analizar cómo han sido los resultados y decidir si seguir por el mismo camino, cambiarlo o, simplemente, cambiar de estrategia totalmente.

Invitar a la participación

En muchas ocasiones, los miembros del equipo tienen ideas que pueden resultar útiles para un proyecto en concreto que no se le ocurren justo en el momento de la reunión, sino que se le ocurren antes o después. En este caso, contar con una plataforma común para todos los asistentes nos puede ayudar para que la anote y, en el caso de que sea antes de la reunión, todos los asistentes puedan ver su idea y empezar a desarrollarla desde diferentes departamentos o después, para que no se le olvide y ponerla como posible propuesta. Así se fomenta la participación en las reuniones.

Órganos Colegiados: la solución más efectiva para las entidades

En 4TIC contamos con un software que es muy útil para gestionar reuniones eficaces: Órganos Colegiados. Esta herramienta gestiona las fechas de la reunión, notifica a los participantes de la fecha, hora y el lugar de la reunión, les envía el orden del día y reproduce el acta de manera automática. ¿Y qué pasa si no puedes asistir a la reunión? Órganos Colegiados gestiona las reuniones para que la información esté disponible para todos los integrantes de forma online con total seguridad. Puedes encontrar más información sobre Órganos Colegiados en nuestra página web o contactarnos para informarte sin compromiso.