Cómo gestionar reuniones eficaces

24/04/2018

Son muchos los empleados que piensan que en la empresa que trabajan no se realizan reuniones eficaces y que estas son, por momentos, una pérdida de tiempo. Esto ocurre porque, por lo general, se comenten una serie de errores como consecuencia de no haberlas preparado con antelación.

¿Cómo podemos evitar este tipo de situaciones? Lo más importante es que la persona encargada de coordinar y planificar la reunión establezca una listado claro con el orden del díay los puntos a discutir. El siguiente punto a tener en cuenta para gestionar reuniones eficaces es decidir qué asistentes se deben convocar y cuáles no: no tiene sentido que haya empleados sin nada relevante que aportar y que estén únicamente como meros testimonios.

Otro de los principales motivos por lo que sentimos que no asistimos a reuniones eficaces es porque suelen alargarse demasiado. La duración de una reunión debería tener como límite un tiempo máximo de entre 60 y 90 minutos. Si este se sobrepasa, lo habitual es que los asistentes pierdan el interés y la capacidad de atención y que la participación activa se reduzca.

Además, si queremos que nuestras próximas juntas de equipo sean consideradas como reuniones eficaces hay que enviar toda la documentación necesaria de forma previaa estas para que cada asistente pueda examinarla antes. Esto nos ahorrará muchísimo tiempo y evitará parones y explicaciones innecesarias. De igual manera, será necesario que cada participante sepa cuáles son los temas de los que es responsable y preparárselos con antelación a la asamblea.

En las reuniones eficaces siempre existe la figura del moderador. Su función es sencilla pero necesaria: debe asegurarse de que se hablan de todos los temas establecidos en la orden del día y de que los empleados respeten los turnos y tiempos de intervención. Si la conversación empieza a irse por las ramas, será su función reconducirla hasta los temas principales que se habían fijado.

En 4TIC contamos con un software que es muy útil para gestionar reuniones eficaces: Órganos Colegiados. Esta herramienta gestiona las fechas de la reunión, notifica a los participantes de la fecha, hora y el lugar de la reunión, les envía el orden del día y reproduce el acta de manera automática. ¿Y qué pasa si no puedes asistir a la reunión? Órganos Colegiados gestiona las reuniones para que la información esté disponible para todos los integrantes de forma online con total seguridad. Puedes encontrar más información sobre Órganos Colegiadosen nuestra página web o contactarnos para informarte sin compromiso.