¿Cómo programar una reunión de trabajo al aire libre?

12/09/2018

Las reuniones de trabajo son una excelente herramienta para que varios miembros del equipo puedan poner sus ideas en común. Sin embargo, mal gestionadas pueden provocar el efecto contrario y disminuir la motivación de los empleados. Por eso, hoy os queremos hablar de una variante mucho más creativa y motivadora: una reunión de trabajo al aire libre.

Esta idea la pueden aplicar tanto las empresas grandes como las empresas más pequeñas. En el caso de las empresas más grandes, supongamos que el equipo creativo tiene que sacar adelante un nuevo proyecto. Es interesante ver cómo ponen sus ideas en común en un espacio abierto y diferente, en el que todo lo que les rodea es fuente de inspiración, ayudándoles a incrementar su creatividad.

Sin embargo, una reunión de trabajo al aire libre no es exclusiva para los equipos creativos, ¡nada de eso! Imaginad el siguiente escenario: vuestra empresa tiene que cerrar un acuerdo muy importante con otra compañía y os vais a reunir para ello. ¿Qué tal si en vez de reuniros en una sala hermética y aburrida citáis a los interesados en una terraza al aire libre? Seguro que les sorprende y les permitirá veros como una empresa moderna y atractiva, actual, que apuesta por la innovación, mostrando que tenéis la mente abierta a nuevos proyectos. Esto siempre dependerá de la imagen que queramos transmitir de puertas para afuera. Así pues, las reuniones la aire libre pueden funcionar de manera interna y externa.

Eso sí, si estás pensando en programar una reunión de trabajo al aire libre, te recomendamos que tengas en cuentas los siguientes consejos básicos:

  • Es una reunión de trabajo, no una fiesta. Es muy importante que el equipo entienda que, a pesar de no encontraros en la oficina, seguís trabajando. Para ello, uno de los asistentes debe ejercer de moderador y asegurarse de que la reunión sigue siendo eficaz. El objetivo de toda reunión exitosaes que cada miembro sepa qué funciones debe desarrollar para alcanzar el objetivo marcado.
  • Pon un tiempo límite. Es interesante que la reunión tenga una duración máxima establecida para que los asistentes se concentren en el trabajo que tienen que sacar adelante. En función del acta previamente acordada, podéis estimar el tiempo que durará la reunión.
  • Número de asistentes. Dependiendo del número de asistentes y del tipo de temas que vayáis a tratar, elegid qué tipo de reunión llevar a cabo. Tened en cuenta que, por muy llamativa que sea la idea de programar una reunión de trabajo al aire libre, la comunicación entre un alto número de asistentes podría no ser igual de fluida sin una sonorización adecuada. Sin embargo, son una opción ideal para grupos reducidos o para un evento de networking tipo coctel.
  • Conoced a vuestro cliente. En el caso en el que queráis programar una reunión de trabajo al aire libre con un cliente externo, aseguraos primero de saber que esa elección será de su agrado. Seguro que hay quien prefiere que os reunáis en un sitio más íntimo y privado, hay información que puede ser confidencial.

Como veis, una reunión de trabajo al aire libre es una excelente opción para salir de la rutina, inspirarse y que fluyan las ideas entre compañeros. Sin embargo, no os aconsejamos que utilicéis este tipo de reunión para hablar sobre asuntos confidenciales o de carácter privado.

Nuestra recomendación es que antes de planificar cualquier tipo de asamblea con vuestro equipo, les notifiquéis qué asuntos vais a tratar y cuáles son los objetivos que se quieren conseguir a largo plazo. Para ello, nuestra herramienta Órganos Colegiados puede ser de gran ayuda, debido a las facilidades que aporta: visualización online del acta y de los posteriores acuerdos, dejar comentarios, convocar sustitutos, etc. Además, es apta para una reunión de trabajo al aire libre ya que podéis acceder a ella desde vuestro portátil.

Si estáis interesados en conocer más sobre Órganos Colegiados, podéis solicitarnos más información sin compromiso para que os expliquemos personalmente todas las ventajas de utilizar nuestro software.