Cómo organizar reuniones a distancia

15/04/2020

El mundo digital ha desdibujado muchas barreras y fronteras. El uso de nuevas estrategias en el mundo empresarial incide directamente sobre las técnicas que estas deben usar. Precisamente por eso, no siempre es posible o rentable organizar una reunión de trabajo en persona, siendo las reuniones a distancia la forma más efectiva de cerrar un trato, de organizar equipos de trabajo o de evaluar los progresos de una acción puesta en marcha. Hoy queremos contaros cómo organizar las reuniones a distancia de la forma más productiva.

Cuida el entorno

Si se cuenta con una sala de reuniones, estupendo. Pero, en muchas ocasiones, es muy probable que algunos de los conferenciantes se encuentren incluso en su casa. Sea como sea, es importante que todos los interlocutores se aseguren antes de empezar la reunión de que la composición que se verá a través de sus cámaras sea limpia y ordenada. No es recomendable que en el fondo se encuentren elementos que puedan distraer al resto de los participantes.

Realizar pruebas previas

Quizás, este sea uno de los puntos más importantes. Antes de empezar la reunión, es imprescindible que todos los miembros que van a formar parte de ella se aseguren de que tienen una buena conexión de audio y vídeo para evitar interrupciones durante la reunión a distancia. Y, además, es necesario comprobar que el espacio tiene una buena sonoridad y que no habrá ruidos ni otro tipo de interferencias.

Organiza la reunión con antelación

Como harías en una reunión cara a cara, es importante preparar con antelación la reunión que se va a celebrar. Preparar el orden del día y adjuntar todos los documentos necesarios junto a la convocatoria es imprescindible para que todos los participantes puedan revisar la documentación, organizarse y pensar en sus aportaciones para los diferentes temas.

Tomar notas y redactar un acta de la reunión

A pesar de que las reuniones digitales presentan más facilidades para ser grabadas, nunca está de mas tomar notas y, por supuesto, que al finalizar una reunión se redacte un acta de la reunión para que todas las partes sepan exactamente qué deben hacer. Siempre es importante elaborar el acta de la reunión, pero se hace imprescindible cuando todas las partes no trabajan bajo el mismo lugar físico.

Órganos colegiados para reuniones eficaces

Estos son algunos de los consejos más útiles que os pueden servir para que vuestras reuniones a distancia salgan lo mejor posible. Para ello, nuestra herramienta Órganos Colegiados puede ser de gran ayuda, debido a las facilidades que aporta: visualización online del acta y de los posteriores acuerdos, dejar comentarios, convocar sustitutos, etc. Además, es apta para una reunión de trabajo a distancia.

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