¿Cómo organizar y dirigir reuniones de trabajo con éxito?

27/09/2019

La comunicación interna en las empresas es uno los factores más importantes para posicionarse como una empresa de éxito. Los integrantes de los diferentes departamentos tienen que estar al corriente de lo que sucede en otras áreas. De esta forma, les resultará mucho más sencillo alinear conjuntamente los objetivos de la empresa. Sin embargo, muchos empleados creen que las reuniones de trabajo son una “pérdida de tiempo”. Por eso, hoy queremos hablar sobre cómo organizar y dirigir reuniones de trabajo con éxito.

Cómo organizar reuniones de trabajo efectivas

¿Es necesaria la reunión? Esta es la primera pregunta que uno debe hacerse antes de organizar cualquier tipo de encuentro entre varios miembros de la empresa. Las reuniones para “ponerse al día” no son lo más efectivo y, prácticamente, no son relevantes para la mayoría de asistentes, tan solo para uno o para dos. Para este propósito, es mejor recurrir a herramientas de comunicación interna.

Si la reunión sí es necesaria, entonces, hay que definir los objetivos antes de convocarla. Definir los objetivos, a su vez, te ayudará a tener claro a quién hay que convocar y a quién no. Y, además, a convocar con la suficiente antelación para que todos puedan llevar sus propuestas, evaluaciones de mejora, etc. Teniendo en cuenta estos cuatro puntos, verás que consigues reuniones mucho más efectivas.

Cómo dirigir reuniones de trabajo con éxito

Respetar los tiempos establecidos es fundamental en una reunión de trabajo. Para ello, tanto se debe respetar la hora a la que está prevista el final de la reunión como la que marca el inicio de esta. ¡El tiempo es oro! Precisamente por eso la puntualidad destaca como uno de los primeros puntos clave en una reunión bien dirigida.

Establece como primeros puntos del día aquellas cuestiones que cobren más relevancia y/o que sean más urgentes. No es productivo dejar los puntos más fuertes para el final, cuando la concentración de los integrantes ya no es la misma que al inicio de la reunión. Además, un buen líder favorece la comunicación e incita a hablar a todos los participantes para que expresen su opinión, evitando así que algunos miembros del equipo acaparen el foco constantemente. 

Al finalizar la reunión, deja un tiempo para que los participantes expresen sus dudas o sugerencias y, finalmente, sintetiza las conclusiones esenciales para que todos tengan claro cómo deben proceder tras la reunión.

Reuniones de trabajo efectivas

Nuestro software Órganos Colegiados es de gran ayuda para alcanzar estos propósitos: notifica a todos los participantes del lugar y la fecha de la reunión con el orden del día. De esta manera, cada uno de los participantes puede prepararse la reunión con antelación.

Lo más importante tras una reunión de trabajo es que cada uno de los integrantes del equipo sepa qué acciones debe tomar para el desarrollo del objetivo marcado.  Por ello, en nuestra herramienta se puede dejar constancia de lo que se ha acordado en cada reunión para que todos los miembros asistentes puedan acceder a esta información de manera online. Para más información, puedes solicitarnos más información sin compromiso para que te atendamos personalmente.