Cómo suplir una baja en una reunión de trabajo

12/02/2018

Una reunión requiere de una preparación previa de la misma por parte de la persona o del departamento que la convoca. Para que una reunión se desarrolle según lo planificado hay que tener en cuenta diferentes aspectos como la reserva del espacio, la preparación de materiales y los documentos necesarios y lo más importante, la presencia de las personas involucradas en el tema que se va a tratar en la reunión.

 

Los preparativos de una reunión suponen un esfuerzo importante, tanto en tiempo como en recursos, por lo que una baja en una reunión puede echar a perder todo ese esfuerzo previo. Y es que no es tan difícil que, debido a los ritmos de trabajo actuales, una reunión se convoque de hoy para mañana, causando bajas inesperadas por motivos de agenda.  

 

Con el fin de solventar este tipo de situaciones, nacen herramientas tecnológicas especialmente pensadas para facilitar la organización de reuniones de equipo, con las últimas novedades en cuanto a Tecnologías de la Información y la Comunicación. 4TIC ha desarrollado GOC-Software para organizar reuniones eficaces, una plataforma para reuniones grupales cuya finalidad es la organización y gestión del tiempo invertido en los encuentros profesionales.

 

GOC es una herramienta de software libre que permite la organización y gestión de reuniones de forma eficaz, por lo que una baja en una reunión ya no supondrá un inconveniente para realizarla. ¿Por qué? Porque GOC permite, entre otras cosas, enviar notificaciones a todas las personas convocadas a una reunión e incluso asignar un sustituto en el caso de que una persona no pueda asistir, enviándole una notificación con la convocatoria.

 

Gracias a GOC, una vez recibidas las notificaciones de aviso de convocatoria de una reunión, en el caso que el titular no pueda asistir a la misma, puede indicar la persona que lo sustituirà, y está recibirá también un correo electrónico avisándole. Además de la suplencia de la persona, GOC también permite delegar el voto entre el resto de asistentes a la misma.

 

Es más, gracias a la gestión de permisos y de usuarios, se puede decidir con qué personas queremos compartir la información de una reunión, pudiéndose transferir a un miembro que finalmente no asistió a la reunión.

 

GOC permite a las organizaciones cumplir con la ley de forma sencilla, sin tener que realizar todo el procedimiento correspondiente para sustituir una baja en un reunión de forma manual a través de correo electrónico o teléfono.

 

Con esta herramienta, 4TIC permite gestionar todas las reuniones en equipo de una entidad a través de la nube o de los servidores de la entidad, de manera que la información de la reunión pueda ser accesible y transparente para los integrantes de forma online. De hecho, está pensada para dejar al lado el papel y el boli y almacenar la información en la plataforma web.