Ventajas de la digitalización de documentos en las organizaciones

10/01/2020

Que estamos en una época en la que el constante avance digital es continuo no es ninguna novedad para nadie. Con la entrada de un nuevo año y de una nueva década, seguramente, muchas organizaciones se animen por fin a dar el paso de tener un sistema de gestión documental de archivo con el que poder administrar todos sus documentos de valor. Hoy queremos profundizar en las ventajas de la digitalización de documentos en las organizaciones públicas y privadas.

Mayor espacio

Si se opta por eliminar todos los documentos (o al menos un porcentaje de estos) en su formato físico para reemplazarlos por su versión en digital, se libera un alto volumen de espacio en estas organizaciones. Un lugar de trabajo ordenado y con espacio fomenta la productividad y la creatividad. Además, la digitalización supone un ahorro económico ya que elimina la necesidad de oficinas más grandes en las que poder archivar tantos documentos e incluso la posibilidad de eliminar espacios de almacenaje extras.

Mayor seguridad

Por una parte, los archivos digitales no se deterioran, no se rompen, no se ensucian ni emborronan. Con un buen sistema de seguridad y de copia de archivos en la nube, tampoco existe la posibilidad de que se esos documentos se pierdan por error. Además, si los documentos están en papel, hay más posibilidades de que una persona sin autorización pueda acceder a la información que estos contienen de forma no autorizada. No es ese el caso de los archivos digitales, que se pueden codificar para que únicamente las personas que tengan permiso puedan visualizarlos.

Mayor accesibilidad

Una de las principales ventajas que presentan los documentos digitales es que se pueden consultar desde donde quiera que estés y en cualquier momento. Desde la oficina, desde casa e incluso desde el móvil si en algún momento necesitas acceder a la información que necesitas urgentemente. Otro gran beneficio es que diferentes personas a la vez pueden consultar el mismo documento simultáneamente, lo que puede agilizar el trabajo de diferentes departamentos o grupos de trabajo.

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