¿Por qué necesitas un software de gestión documental en tu empresa?

30/11/2018

Ya es una realidad, nos tenemos que adaptar a las nuevas tecnologías e incorporarlas en nuestro lugar de trabajo si queremos estar actualizados y que nuestro negocio prospere. Por eso, hoy analizaremos los motivos por los que necesitas un software de gestión documental en tu empresa.

A pesar de que algunas organizaciones son reticentes a cambiar los métodos de trabajo que llevan utilizando desde hace décadas, lo cierto es que la era digital ha llegado para ponernos las cosas más fáciles. En ese sentido, un software de gestión documental es la prueba de ello. ¡Descubramos por qué lo necesitas!

Adiós a los papeles acumulados en la oficina

Sinceramente, eso de tener diferentes montones de papel apilados en la oficina no es una práctica muy recomendada. Lo más probable es que al final nadie sepa qué montón está por revisar, cuál es para archivar y de qué archivos nos podemos deshacer. Si queremos trabajar de forma ordenada y en un ambiente que no resulte caótico, un software de gestión documental es la solución. Con él, podemos crear diferentes carpetas para cada “montón” o incluso marcar en qué estado se encuentra cada archivo: pendiente, revisado, etc. ¡Así de cómodo y fácil!

Reducir costes

En primer lugar porque un software de gestión documental aúna las tareas de guardar, administrar y controlar el movimiento de la información documental. Es decir, con una misma herramienta podemos desempeñar diferentes funciones. Además, la posibilidad de realizar varias tareas desde el mismo software, repercute en la productividad de nuestros empleados. Tener toda la información disponible al alcance de un clic reduce los tiempos de espera entre tareas y, por tanto, aumenta el rendimiento laboral.

Por último, aunque no menos importante, contar con un software de gestión documental elimina la antigua concepción de que se requieren grandes espacios físicos (ya sean en tu propia empresa o de terceros) para almacenar grandes volúmenes de archivos.

Seguridad

Pocas cosas se pueden equiparar a la tranquilidad que se siente cuando sabemos que la información confidencial de la empresa está en un lugar seguro. Así es, un software de gestión documental nos aporta la confianza de que nuestros archivos no se van a perder, manchar ni alterar. No solo porque los archivos digitales son menos propensos a cualquiera de estas situaciones, sino porque mantiene la información bajo estrictas medidas de seguridad. Todo esto, por supuesto, sumado a las copias de seguridad que se van generando de forma automática.

Alejandría, nuestro software de gestión documental

En 4TIC hemos desarrollado Alejandría, un software de gestión documental que permite a cualquier tipo de entidad la correcta organización de sus archivos. Hoy hemos descrito tres de los motivos por lo que deberías contar con una herramienta como la nuestra en tu empresa pero existen muchísimas más ventajas. ¿Quieres descubrirlas?

Un gran punto a favor de Alejandría es que nuestro equipo puede adaptar este software de gestión documental a las necesidades de cada entidad. Si quieres saber más, puedes informarte sin compromiso. Estaremos encantados de poder ayudarte.