Preservación digital vs conservación tradicional

26/09/2018

Todas las empresas y organizaciones generan múltiples documentos y archivos que pueden ser difíciles de gestionar si no se organizan correctamente. En el caso de las administraciones públicas, las leyes 39/2015 y 40/2015 establecen que, para una correcta preservación de los archivos, el 100% de los documentos deberá estar en formato digital a partir de octubre de 2018. ¿Por qué? ¿Cuáles son las ventajas de la preservación digital frente a la conservación tradicional?

La principal diferencia entre la conservación tradicional y la preservación digital es que mientras que la primera busca conservar el documento en su formato original, la segunda persigue conservar la información del documento sin alteraciones. Veamos entonces cuáles son las principales características de cada método.

La conservación tradicional

Como ya hemos apuntado anteriormente, lo más característico de este método es que almacenamos el documento original. Por lo tanto, la visualización de los archivos no dependerá de un software y de un hardware como sí requieren los documentos digitales. Sin embargo, este método tiene diferentes puntos a considerar en su contra: necesita mucho más espacio físico de almacenamiento, es más difícil de gestionar y es más probable que los archivos se deterioren antes. Es decir, con el paso del tiempo, los documentos en papel pierden más información que los archivos digitales.

La preservación digital

Por su parte, el punto fuerte de este método es que garantiza la preservación del 100% de la información de los documentos a lo largo de los años. Los archivos digitales no se arrugan, no se manchan, no se rompen y no se emborronan, por lo que se podría decir que son eternos. El principal problema es el que hemos apuntado anteriormente: necesitan de un dispositivo electrónico para poderse visualizar. Aun así, hoy en día es bastante inusual que alguien salga de su casa sin un aparato electrónico al menos, por lo que tampoco representa una gran problema. A su favor, la preservación digital cuenta con múltiples ventajas: ahorra papel, los documentos son más fáciles de compartir, ahorra espacio y permite la visualización simultánea del mismo documento en diferentes puntos del planeta.

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