Gestión de archivos online y offline. Consejos para su correcto almacenamiento

24/05/2019

Una buena gestión de los depósitos de los archivos es garantía de perdidas innecesarias dentro de cualquier organización, empresa, universidad o administración pública. Es por ello que la gestión de los archivos online y offline requiere de un sistema de trabajo eficaz y meticuloso. Hoy os traemos una serie de consejos para su correcto almacenamiento.

Gestión de archivos online

  • Es importante que el software de gestión documental o archivo que utilicemos permita otorgar diferentes roles a los diferentes usuarios. De esta forma, algunos podrán editar la información y otros únicamente podrán visualizarla. Esta distinción es muy beneficiosa, pues cuantas menos “manos” puedan editar la información, más segura esta estará.
  • Si una organización está dividida en diferentes departamentos o grupos de trabajo, cuando más les simplifiquemos el acceso a la información mejor. Es decir, no es necesario que todos tengan acceso a todos los documentos. Esto también aumentará la seguridad de la gestión ya que, por tema de protección de datos, algunos archivos pueden estar restringidos y que ciertos usuarios no tengan acceso.
  • Estado de los archivos. Diferenciar entre archivos vivos y e históricos nos ayudará a manejar mejor la información. Los archivos históricos deben estar restringidos de modificación a todos los usuarios mientras que, los vivos, todavía podrían ser modificados por aquellas personas con los permisos correspondientes.

Gestión de archivos offline

  • Sistemas de seguridad. La ley establece ciertas pautas que deben seguirse para asegurarnos de que todos los documentos están lo más seguros posible: alarmas contra incendios, sistemas que eviten los daños por inundaciones, accesos restringidos y certificaciones.
  • Generación de etiquetas QR. Poder localizar cualquier documento físico es interesante que los contenedores en los que se encuentren cuenten con una etiqueta que pueda ser leída digitalmente. Piensa en ello cuando adquieras un software para el control de los archivos.

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