Gestión de archivos híbridos: ¿cuál es la mejor forma de archivarlos?

26/04/2019

Los archivos híbridos son aquellos que cuentan con documentos en soporte físico y en formato electrónico. La tecnología que se emplea en los archivos y administraciones no siempre es la que está mejor adaptada para la correcta gestión de este tipo de documentos. Pero, ¿cuál es la mejor forma de archivar y gestionar los archivos híbridos?

Gestión de archivos híbridos

En la Administración Pública, por ejemplo, conviven diferentes documentos que se encuentran en ambos tipos de formatos; a pesar de que se está trabajando por conseguir que los trámites administrativos se lleven exclusivamente a través de la red.

Por ello, cuando disponemos de un documento en soporte físico y electrónico, en función del tipo de digitalización que se haya llevado a cabo, los pasos correctos a seguir serán diferentes:

  1. Si el documento existe en físico y electrónico. En este caso, se deben almacenar por separado.
  2. Si el documento electrónico se ha creado mediante digitalización certificada. Cuando un documento en formato físico pasa a ser digitalizado de manera certificada, se considera que el nuevo es el original y que, por tanto, se puede destruir su versión anterior.
  3. Si el documento electrónico se ha creado mediante digitalización NO certificada. La versión original del documento, en este caso, se seguiría considerando que es la física. Por tanto, la versión digital no tendría aquí ningún tipo de validez jurídica y no se puede considerar la “buena”.

Alejandría para la gestión de documentos híbridos

Para una correcta gestión documental, en 4TIC contamos con un software de archivoAlejandría, que facilita la gestión de los documentos, incluso de la los documentos híbridos con una gran eficacia; siendo capaz de guardar, administrar y controlar el movimiento de los documentos de archivo dentro de cualquier organización.

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