¿Qué entidades y cuándo tienen que implantar el Archivo Electrónico Único?

09/08/2019

La Ley 39/2015 establece en su artículo 17 que «cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados». El objetivo que se persigue es que «los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión». Vamos a ver qué entidades tienen que implantar el Archivo Electrónico Único.

Entidades que tienen que contar con un Archivo Electrónico Único

Lo que se busca a través de la implantación de esta ley es conseguir la máxima organización y transparencia y, a su vez, que todos los trámites de las Administraciones Públicas queden digitalizados y que los procedimientos sean más sencillos. Por ello, las entidades que deben contar con un Archivo Electrónico Único son:

  • Administración General del Estado
  • Administraciones de las Comunidades Autónomas
  • Administraciones locales
  • Entidades públicas y privadas integradas en la Administración
  • Sector público institucional

¿Archivo electrónico y Archivo Electrónico Único son lo mismo?

Definitivamente no. Cualquier archivo que se encuentre en formato digital puede ser considerado como un archivo electrónico, pero no necesariamente tiene que formar parte del Archivo Electrónico Único. Lo que se persigue es la digitalización del procedimiento administrativo y, por tanto, la interoperabilidad entre administraciones.  De esta forma, solo tiene sentido que pasen a formar parte del Archivo Electrónico Único aquellos archivos o documentos que formen parte de procedimientos administrativos.

¿Cuándo debe estar implantando el Archivo Electrónico Único?

Cuando se instauró la ley, el objetivo era conseguir que el 100% de los archivos estuviese disponible en formato electrónico en un plazo de dos años, es decir, en octubre de 2018. Sin embargo, este cometido todavía es una tarea pendiente en las administraciones públicas de algunos municipios, por lo que la fecha objetivo se pospuso hasta octubre de 2020.

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