¿Qué es un documento de archivo y qué características presenta?

28/02/2020

Los documentos de archivo son aquellos que son conservados a largo plazo debido a su gran valor testimonial. Son documentos creados tanto por individuos como por organizaciones durante el desarrollo de sus actividades. La importancia de estos documentos reside en la información que ellos contienen y cómo pueden ayudarnos a tener acceso a las decisiones y los eventos del pasado. Vamos a ver en profundidad qué es un documento de archivo y, sobre todo, qué características tienen.

¿Qué características tienen los documentos de archivo?

Las principales características que tiene que reunir todo documento de archivo son las siguientes:

  • El documento debe ser auténtico y ser lo que afirma ser. Asimismo, se tiene que poder comprobar que la organización o la persona que se indica que ha creado el documento sea quien realmente lo ha hecho.
  • Los documentos de archivo han de representar de forma exacta aquello que dicen testimoniar. Cabe tener en cuenta aquí que, como no puede ser de otra forma, este testimonio será narrado a través de la perspectiva del autor.
  • Los documentos deben encontrarse completos e inalterados, y que el contenido que en ellos se encuentra sea suficiente para que se obtenga, en general, un conocimiento coherente de los hechos que representa. Lamentablemente, no todos los documentos de archivo se conservan al 100%.
  • El documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones óptimas para poder ser utilizado cuando alguien lo necesite. Para ello, es importante mantenerlo en un medio en el que se conserve sin importar lo que pueda pasar (catástrofes naturales, guerras, etc.)

Alejandría, la forma más sencilla de organizar los documentos de archivo

La gestión documental y de archivo en empresas y administraciones se ha convertido en un aspecto fundamental a la hora de almacenar la información que se genera. Por ello, en 4TIC desarrollamos Alejandría, un software capaz de guardar, administrar y controlar el movimiento de los documentos de archivo dentro de una organización.

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