La digitalización de documentos de archivo: ¿es realmente útil?

28/03/2018

Muchas empresas y organizaciones almacenan un alto volumen de datos que ocupa mucho espacio físico y que es difícil de consultar y manejar. La digitalización de documentos de archivo supone un ahorro considerable de espacio, papel y tinta y; sobre todo, un mejor acceso a la información. Si no estás familiarizado con el proceso de digitalización de documentos te aconsejamos que consultes nuestro artículo dedicado a ello antes de leer sus ventajas.

Si bien es cierto que la digitalización de documentos de archivo puede ser un proceso largo, no tener los archivos bien organizados digitalmente puede entorpecer considerablemente nuestro trabajo. Recurrir a todos los archivos, casos, facturas, etc. relacionadas con un mismo tema con tan solo un clic, nos ayuda a ahorrar tiempo, obtener reportes más sólidos y a responder de manera adecuada y más rápida ante un cliente o situación concreta.

Entre las ventajas que conlleva la digitalización de documentos de archivo encontraríamos, por ejemplo, que otorga la posibilidad de que más de una persona acceda al mismo documento a la vez y sin necesidad de estar en el mismo espacio físico. Hay que mencionar que incluso podrías acceder a la información sin necesidad de estar en la empresa: desde un dispositivo móvil o desde el ordenador de tu casa podrías consultar un documento en caso de que lo necesites. Además, facilita la transmisión de imágenes y documentos entre los diferentes miembros del equipo, lo que mejora la productividad de la organización.

Otro de los problemas que soluciona la digitalización de documentos de archivo es uno de los más comunes actualmente: los expedientes mixtos. Es decir, aquellos expedientes que están en ambos formatos: electrónico y en papel. Lo ideal sería que no hubiese documentos duplicados para una correcta gestión y mantenimiento dentro de las organizaciones y administraciones. No hay que perder de vista que la digitalización puede ser útil para la conservación de archivos tales como fotografías o documentos antiguos y prevenir su deterioro.

A los beneficios mencionados se le suman otros tan importantes como la seguridad. Esta información se puede guardar bajo una serie de contraseñas y códigos de seguridad que la harán inaccesible a terceros frente a las posibles pérdidas del formato papel ya sea por robo o incluso incendios.

Por todas estas razones, en 4TIC hemos desarrollado Alejandría, un software de gestión documental que permite a las empresas, administraciones públicas y el resto de entidades una correcta organización de sus archivos.