Diferencias entre un archivo vivo y un archivo histórico

archivo vivo y archivo histórico
12/07/2017

Por sus características y el tipo de custodia que requieren, encontramos varias diferencias entre un archivo vivo y un archivo histórico. Ambas clases de archivos almacenan documentos, tanto en papel como en formato digital. Sin embargo la frecuencia de consulta será muy diferente en un caso y otro, pues los documentos que forman un archivo histórico (o pasivo) han llegado hasta él mucho tiempo después de estar activos, en un archivo vivo.

 

Archivo vivo

Así pues, los archivos vivos recogen los documentos actuales que pueden ser requeridos en cualquier momento para su consulta. Son archivos con uso y movimiento constante, por lo que un requisito fundamental será que tengan una organización lógica y muy accesible para ganar agilidad en el proceso de consulta.

Cuando se trata de custodiar archivos vivos, además de la organización y la accesibilidad será muy importante la rapidez. Un archivo vivo está en constante crecimiento y el proceso de digitalización de documentos puede emplear mucho tiempo si no se cuenta con un método de trabajo eficaz. Es por esto que contar con una plataforma de gestión de archivos especializada será fundamental para custodiar eficientemente archivos vivos.

 

Archivo histórico

Por su parte, los archivos históricos o pasivos son aquellos que recogen un gran volumen de documentación con una larga trayectoria. No todos los documentos llegarán a formar parte algún día de un archivo histórico, solo aquellos que tienen valor e interés suficiente para conservarse indefinidamente.

Así, un archivo histórico no será consultado frecuentemente, pero aun así su información debe ser conservada y custodiada para posibles consultas históricas. Una vez más, será imprescindible contar con una solución informática que permita encontrar de manera ágil y cómoda cualquier documento que forme parte del archivo. Solo así se podrán crear grandes archivos históricos que sigan siendo eficaces y útiles a la sociedad.

 

Como vemos, a pesar de ser en ambos casos archivos, un archivo vivo y uno histórico tienen necesidades diferentes y sirven a las empresas y los ciudadanos de diferente manera. Sin embargo, ambos comparten la necesidad de contar con una muy buena organización y un software específico que facilite el trabajo a los archiveros y archiveras encargados de su custodia. Ese es el caso de Alejandria, desarrollado por 4TIC especialmente para gestionar archivos públicos de entidades y organizaciones. Descubre más ventajas de Alejandría aquí.