Diferencias entre un documento de archivo y la documentación de apoyo

13/03/2019

Nos gustaría abordar una cuestión que bien conocen los archiveros/as y que se trabaja tanto en organizaciones, universidades o administraciones públicas: la diferencia entre los documentos de archivo y la documentación de apoyo. ¿Cómo se debe almacenar cada tipo de documento?

¿Qué es un documento de archivo?

Las principales características de estos es que son únicos y que nacen de los procesos administrativos. Según la Ley del 4/1993 de Archivos y Patrimonio Documental de Madrid, “se entiende por Documento de Archivo toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter únicamente informativo y la que, por su índole, forme parte del patrimonio bibliográfico”.

Son una fuente primaria de la información y se pueden encontrar en todo tipo de soportes. Ejemplo de ello son: expedientes, nóminas del personal, dictámenes jurídicos, libros de registro de entrada, etc.

¿Qué es la documentación de apoyo?

Por su parte, la documentación de apoyo hace referencia a aquellas fuentes de información secundaria que sirven de ayuda para la gestión administrativa de una organización pero que no forman parte de los trámites administrativos como tal. Algunos ejemplos serían: fotocopias de resoluciones, dosieres informativos, listados de proveedores, textos legales, catálogos comerciales, etc.

Principales diferencias entre los documentos de archivo y la documentación de apoyo

  • Mientras que los documentos de archivo son ejemplares únicos, la documentación de apoyo consta de ejemplares múltiples.
  • A diferencia de la documentación de apoyo, los documentos de archivo son patrimonio documental.
  • Como ya hemos mencionado, los primeros son una fuente primaria mientras que los segundos una fuente secundaria.
  • Los documentos de archivo son conjuntos orgánicos y se basan en el valor de sus testimonios. Sin embargo, los documentos de apoyo informativo son un conjunto artificial que se basa en el valor de la información que contienen.
  • Por todo ello, los documentos de archivo se conservan y pasan al archivo central mientras que los otros no tienen el mismo destino.

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