Los creadores de documentos digitales y su papel en la preservación

24/07/2020

Todas las empresas, instituciones y organizaciones que se encargan tanto de crear como de preservar documentos digitales se han dado cuenta de que seguir una serie de buenas prácticas es imprescindible. El uso de un sistema de categorización definido y organizado, así como una buena gestión de todos los documentos es clave para ahorrar tiempo y esfuerzos de todo el equipo. Y aunque los creadores de contenidos no siempre han participado en el proceso de archivo, cumplen un papel fundamental como editores o distribuidores.

Por ejemplo, los editores universitarios, a pesar de que no se encargan como tal de preservar esos documentos, saben que su correcto almacenamiento en el entorno digital les ayuda a cometer su principal cometido: que otras comunidades y personal dentro de la educación puedan tener acceso a los nuevos conocimientos entorno a un tema de estudio común.

Los cambios tecnológicos y la velocidad a la que cambia constantemente la tecnología ponen de manifiesto la necesidad de actuar rápidamente y adoptar medidas urgentemente por parte de los gobiernos. De hecho, es evidente que las instituciones públicas no han sido capaces de elaborar estrategias de conservación bien fundamentadas ni de elaborar un plan de acción al ritmo que la tecnología cambiaba.

Aunque no existe un protocolo perfecto para la conservación de los documentos digitales, el Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) establece que la información que se requiere para conservar correctamente los metadatos se puede dividir en dos:

  • Información sobre el contenido. Que se refiere a la naturaleza técnica del objeto, es decir, lo que indica al sistema cómo representar los datos con un tipo específico y un formato.
  • Información descriptiva. En este apartado hablamos de los detalles biográficos, de los propietarios/autores del documento, del contexto de su realización, de su historia, etc.

Alejandría, la forma más sencilla de organizar los documentos de archivo

La gestión documental y de archivo en empresas y administraciones se ha convertido en un aspecto fundamental a la hora de almacenar la información que se genera. Por ello, ven 4TIC desarrollamos Alejandría, un software capaz de guardar, administrar y controlar el movimiento de los documentos de archivo dentro de una organización.

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