¿Cómo funciona la digitalización de documentos de archivo?

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08/03/2017

Cualquier proyecto de gestión documental, ya sea para un archivo público o privado, necesita incorporar hoy en día la digitalización como un instrumento imprescindible y obligatorio. Es la manera de conseguir una gestión electrónica de archivos efectiva, pero se debe enfocar en dos direcciones: la digitalización de documentos creados a partir del momento en el que empieza el proyecto del archivo y la digitalización del pasado documental ya existente previamente al proyecto.

Esta última parte habitualmente suele ser puesta en segundo plano, a pesar de tener gran importancia y que, de hecho, fue puesta en valor por la ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. El objetivo final es conseguir que toda la información sea fácilmente accesible y la gestión diaria lo más eficiente posible.

Necesidad de digitalización de documentos de archivo en la administración pública y la universidad

Actualmente la administración pública y universidades  se encuentran en plena búsqueda de procesos de digitalización de documentos que supongan un ahorro y, al mismo tiempo, una mejora de los procesos administrativos.

Sin duda, es momento para incorporar un servicio de digitalización que cubra las necesidades administrativas y suponga disminuir el gasto público y mejorar el servicio al ciudadano. Los beneficios de la digitalización de documentos de archivo repercuten de manera directa en la gestión de los documentos y en el acceso a la información digitalizada.

Fases de digitalización del documento electrónico en un archivo

A la hora de planificar la digitalización de un archivo podemos definir dos fases claras, como hemos apuntado en la introducción: digitalizar los nuevos documentos y los documentos ya existentes del archivo.

Sin embargo, antes de realizar cualquiera de estas dos fases, necesitaremos una fase previa de planificación y valoración de la digitalización del archivo, documentación existente y estructura de los nuevos documentos electrónicos. Para definir la estructura del documento electrónico deberemos basarnos en sus metadatosfirma y tipología del fichero o documento. La definición de metadatos es muy importante, ya que debemos diferenciar entre metadatos de contenido (concepto, descripción, accesos, etc.) y metadatos administrativos (conservación, copia, trazabilidad, etc.).

Utilizar sistemas de gestión documental o sistemas de gestión de archivos (ya sea universitarios o de la administración pública) puede ser de gran ayuda en esta primera fase.

Digitalización de nuevos documentos de archivo

Una vez realizado el análisis previo y la definición de metadatos en el que nos basaremos para la digitalización, procederemos a crear los documentos de archivo. Hay que tener en cuenta que la creación de documentos debe estar precedida de un análisis legal, tecnológico, y archivístico, para determinar su utilidad para la administración pública. Dependiendo de este análisis, estableceremos si debe crearse o no un documento, así como sus características. A continuación, será momento de iniciar la producción de los archivos, gestión y tramitación, valorando su necesidad de formar parte del archivo.

Digitalización de archivos existentes (físicos o híbridos)

En el caso de digitalizar un archivo ya existente (ya sea físico o híbrido), también debe aplicarse la primera fase de análisis y utilidad, dándole prioridad a la organización, valoración y disposición del documento. Una vez procesada la digitalización de los documentos, se transferirá al expediente electrónico, definiendo su preservación a largo plazo y valorando de nuevo su utilidad y accesibilidad para las personas y organizaciones relacionadas con el archivo. Una vez que se pierda la utilidad o vigencia del archivo se puede plantearse su destrucción o preservación.

Para concluir podemos decir que, en cualquier caso de los expuestos, el proceso de la digitalización y gestión de los archivos es mucho más eficiente con una solución o sistema de gestión documental especializada en archivos públicos o de entidades universitarias, como Alejandría de 4TIC.