Los beneficios de contar con un software de gestión documental

29/08/2018

La tecnología está presente en todos los ámbitos de nuestra vida: en la forma en la que nos relacionamos, en cómo realizamos nuestras compras e incluso en nuestro puesto de trabajo, haciendo que cada vez seamos más eficientes en ellos. Tanto en las entidades públicas como en las privadas, todavía se está llevando a cabo un proceso en el que toda la documentación existente se gestione de forma digital. ¿Por qué? Por los grandes beneficios que les aporta contar con un software de gestión documental.

  1. Centralización. Así es, una de las principales ventajas de contar con un software de gestión documental es que todos los documentos están guardados en un mismo programa. Se acabó el tener que buscar en diferentes carpetas y revisar diferentes archivos hasta dar con el que te interesa. De esta forma podemos agilizar nuestras tareas y reducir el tiempo de espera por parte de los clientes.
  2. Control de acceso. No todos los departamentos tienen por qué tener acceso a toda la información que maneja una misma entidad. Se puede gestionar de manera que cada usuario tenga permisos para un tipo de documentación concreta. Para los cargos más altos de las empresas es muy beneficioso contar con este tipo de herramienta porque pueden manejar información de diferentes áreas de la empresa y acceder a ella a golpe de clic.
  3. Seguridad. Al utilizar un software de gestión documental se cumplen diversas normativas de seguridad así como serían las leyes 39/2015 y 40/2015 en el caso de la administración pública. Mediante este tipo de programa podemos asegurarnos que la información confidencial esté segura gracias a las copias de seguridad.
  4. Mejora la productividad. El fácil acceso a la información permite que los procesos de búsqueda sean más rápidos, lo que mejora la eficiencia y la eficacia. Además, no podemos olvidar que también se ahorra mucho tiempo al dejar de lado tareas como archivar en carpetas, imprimir, fotocopiar, etc.
  5. Ahorro de costes. En primer lugar, porque se reduce el volumen de espacio que hasta ahora se necesitaba para almacenar toda la documentación que se generaba en una organización. Y, en segundo lugar, porque no es necesario imprimir ni fotocopiar todos y cada uno de los archivos. Como consecuencia, también se consigue ser más respetuoso con el medio ambiente.
  6. Preservación de los documentos. Los archivos digitales no se deterioran, se emborronan o se rompen como puede ocurrir con los documentos en papel. En este sentido, almacenar nuestros archivos en un software de gestión documental nos asegura que podremos disponer de ellos siempre que queramos y en las mejores condiciones posibles.

Como se puede observar, los sistemas de gestión documental aportan diferentes beneficios a las empresas. Por ello, en 4TIC hemos desarrollado Alejandría, un software de gestión documental que permite a las empresas, administraciones públicas y el resto de entidades una correcta organización de sus archivos. Además, nuestros especialistas pueden adaptar la herramienta a las necesidades y exigencias de cada cliente.

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