¿Cómo gestionar cambios de última hora en un evento?

20/12/2017

Los eventos son susceptibles a cambios que, muchas veces, no dependen de la organización y que afectan al desarrollo. En este sentido, si organizas eventos para una entidad cultural o municipal sabrás mejor que nadie que nunca se puede respirar tranquilo hasta que el evento ha acabado porque cualquier imprevisto puede fastidiar el trabajo realizado durante meses. Pese a que siempre hay que afrontar los acontecimientos con calma y sin buscar culpables, debes rodearte de un buen equipo que sea capaz de poner en marcha soluciones. Por ello, a continuación te damos una serie de consejos para saber cómo gestionar los cambios de última hora en un evento.

  • Siempre debe haber un plan B

En caso de cambio o cancelación de un evento, siempre debes tener un as en la manga. Por ello, si hay cambios en el cartel, en tu base de datos deberás tener el contacto y caché de artistas o formaciones similares al espectáculo que inicialmente estaba previsto. En este sentido, resulta interesante establecer una cláusula en el contrato de los participantes en el evento (artistas, ponentes, deportistas, etc.) en la que se indique una penalización en caso de problemas de última hora.

Si, por otro lado, los cambios que se producen son referentes a la ubicación, deberás buscar un espacio que, además de ser parecido al que había previsto, permita la realización del evento sin ningún tipo de problema.

  • Hay que ser prevenidos

Está claro que nadie quiere que pase nada y haya que cancelar un evento pero si sucede, ¿cómo consigues avisar, en tiempo récord, a todo el mundo que haya adquirido entrada? Sinceramente es muy difícil llegar con inmediatez a todos los espectadores. Por eso, es interesante que al comprar las entradas por Internet, los espectadores puedan introducir su email o teléfono para que, en caso de haber cualquier cambio,  reciban una notificación directa. Si la venta de entradas se hace desde taquilla, es clave que en la organización contéis con una plataforma de venta que permita recoger datos del comprador y así también poder avisar de cualquier cambio.

  • Coordina un gabinete de crisis

También es aconsejable reunir a todo el equipo y explicar los cambios de última hora que han acontecido, con el fin de que sepan la versión oficial y mantener un mensaje homogéneo de cara a los asistentes al evento. Asimismo, para solventar el problema el tiempo récord, debe haber una división de tareas de modo que la parte operativa para solucionar los imprevistos se realice en un abrir y cerrar de ojos.

No olvides que la honestidad está por encima de todo y que los asistentes al evento agradecerán saber siempre qué está sucediendo.

  • Informa a los asistentes

En pleno siglo XXI, Internet es un gran aliado y está a la orden del día. Así pues, si hay cambios de última hora en el evento que organizas realiza una comunicado en tus perfiles oficiales de redes sociales. De este modo, llegarás de forma inmediata al público en general. Además, haz una difusión de mensaje de texto y mail a los compradores directos de las entradas, cuyos datos habrás recogido en el momento de la venta. También puedes mandar este comunicado oficial a los medios de comunicación, dependiendo del alcance de tu evento.

Por ello, si necesitas cubrirte las espaldas a la hora de vender las entradas, en 4TIC contamos con Escena Online, una plataforma de venta de entradas que se adapta a tus necesidades. Además, uno de los aspectos más relevantes es que ni tú como entidad ni tus clientes pagarán comisiones por las entradas de los eventos. ¿A qué esperas para solicitar tu demo gratuita?