¿Cómo realizar un control de acceso a eventos culturales de forma efectiva?

02/11/2017

Los eventos culturales, tales como representaciones de obras de teatro, conciertos, festivales o espectáculos necesitan una importante organización en el control de accesos para que nada falle y todo vaya sobre ruedas. Las prisas nunca son buenas compañeras y, habitualmente, cuando uno acude a un evento de estas características quiere ser el primero en llegar y el primero en irse y, por supuesto, no hacer colas. Por ello, si te encargas de la organización de un evento cultural en el que se espera gran afluencia de gente no puedes perderte esta lista de consejos para que el control de accesos se realice de forma segura, rápida y ordenada.

  • Planifica el horario de apertura de puertas:

Para que un evento comience puntual, la apertura de puertas debe suceder con tiempo suficiente en relación al número de asistentes que se prevén, dato que facilita la venta anticipada de entradas en taquilla o en Internet a través de plataformas diseñadas para ello. Por ello, realiza un estudio previo con tu equipo y establece los tiempos adecuados.

Habitualmente en los conciertos las puertas se suelen abrir de 3 a 4 horas antes, mientras que en las representaciones teatrales se suele hacer de 1 hora a 30 minutos antes de que empiece el espectáculo.

  • Utiliza un software de validación de entradas:

Para ser más ágil en la comprobación de la veracidad de las entradas, lo ideal es contar con un software para validar cada una de las entradas. Con ello, evitas que se produzca falsificación y fraude en el acceso a los eventos y espectáculos. En este sentido, el público puede descargar en su móvil la entrada virtual o llevarla impresa en papel y a la llegada al evento se escanea a través de código QR. Incluso tienes la posibilidad de hacer una cola rápida para los que llevan sus entradas en el Smartphone y para los que las llevan impresas en papel. Con todo, con un software de validación se agiliza el control de accesos.

En caso de que la entrada lleve algún tipo de descuento, indica al usuario qué documento debe presentar. Normalmente, esta norma se especifica en la entrada pero, por si acaso, recuérdalo en el control de accesos.

  • Realiza indicaciones en las puertas de acceso:

Generalmente los teatros o salas para realizar eventos culturales cuentan con un plano en el que se distribuye el aforo de la sala. Por ello, para que el acceso sea lo más ordenado posible, lo ideal es que en las puertas de control se indique el número de filas o butacas a las que corresponden cada acceso. Si el personal realiza las indicaciones verbales y presta atención al espectador, como organizador conseguirás que encontrar la butaca o la zona en la que se debe ubicar no se convierta en una odisea.

  • Respeta los 10 minutos de cortesía:

Por respeto a los artistas del evento, la puntualidad debe ser una máxima tanto del público como de la organización. No obstante, siempre puede haber contratiempos de última hora (atascos, falta de sitio para aparcar, retrasos en el transporte público, etc.) y, por ello, desde la organización del espectáculo es conveniente ceder 10 minutos de cortesía al público. En determinados espectáculos, pasado ese tiempo, la entrada debe quedar invalidada y no se debe permitir el acceso al recinto. Asegúrate de que en tu evento necesitas incluir esta condición, pero lo más importante es que si tomas está medida lo dejes patente por escrito en las normas de uso de las entradas para evitar futuras reclamaciones de algún espectador insatisfecho.

  • Despide con una sonrisa a los espectadores:

La amabilidad y el buen trato deben estar presentes aunque ya haya acabado la representación. Por ello, como a la salida también se suelen formar colas, prevé las distintas salidas e indica al personal que deben ser amables con los asistentes. Es muy importante que prestes atención a los comentarios que realiza el público, tanto del espectáculo como de la organización ya que así obtendrás un buen feedback para futuras programaciones.

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