[GUÍA] Pasos para organizar reuniones grandes

10/05/2017

Si organizar cualquier reunión suele ser una tarea costosa y que requiere gran dedicación, cuando se trata de organizar reuniones grandes la cosa se complica todavía más. Gestionar la convocatoria de todos los asistentes, encontrar la sala idónea o redactar el acta de los resultados puede legar a ser una tarea inabarcable si no se cuenta con la técnica y la tecnología adecuadas para organizar reuniones multitudinarias.

En 4TIC trabajamos para poner al alcance de las entidades los medios necesarios para ganar agilidad y eficacia. Por eso, hoy vamos a ver una guía práctica de consejos a tener en cuenta cuando es necesario organizar una reunión grande. Siguiendo estos puntos, no habrá reunión que no sea un éxito de organización:

1. Realiza la convocatoria con mucha antelación

No solo será más fácil que la mayoría de asistentes tengan disponibilidad para asistir, además podrás asegurarte de obtener confirmación con tiempo de sobra. Cuanto más te anticipes en la organización y logística para la reunión, menos preocupaciones tendrás llegada la fecha.

2. Deja claro el propósito de la reunión

Si envías a los asistentes la agenda de la reunión, éstos podrán prepararse y conseguirás reducir sustancialmente la duración del evento. Y, al igual que en el punto anterior, cuanto más te anticipes a enviar la información, más tiempo tendrás los asistentes para documentarse. También puede ser conveniente enviar un recordatorio unos días antes para aquellos que tengan la agenda más ocupada.

3. Apóyate en la tecnología, ¡pero solo en la mejor!

Hoy en día hay medios tecnológicos de sobra para facilitarte en gran medida la organización y gestión de una reunión. Sin embargo, una aplicación de poca calidad puede llevarte a un problema mayor si no responde en el momento más adecuado.

En 4TIC ponemos al servicio de los Órganos Colegiados nuestra solución GOC, ideada para facilitar las reuniones desde el momento de convocatoria hasta el envío y publicación del acta. Este es un buen ejemplo de tecnología cuidada y que ofrece soluciones prácticas para problemas reales.

4. Establece una figura moderadora

Una vez hayas organizado una reunión grande y a la hora de hacerla efectiva pueden surgir grandes problemas de comunicación. Muchas personas queriendo hablar a la vez llevan a una gran pérdida de tiempo y a resultados de peor calidad. Por eso, es muy recomendable que una persona ejerza de figura moderadora y dicte las normas de comunicación de la reunión, además de gestionar los turnos de palabra.

Cuando se trate de una reunión muy grande y con muchos temas a tratar, no será conveniente que la figura moderadora coincida con la persona que levanta acta, pues no podrá llevar a cabo ambas tareas con normalidad.

GOC es una solución de 4TIC que tiene grandes ventajas para organizar reuniones grandes o pequeñas de órganos colegiados. El objetivo de este software es abarcar todo el proceso organizativo de la reunión, evitando el uso de papel y reduciendo tiempos en muy gran medida. No dudes en informarte sin compromiso y descubrir todo lo que GOC puede hacer por tu entidad.