¿Cómo dirigir reuniones con eficacia?

03/01/2018

Las reuniones son una herramienta de comunicación y organización muy potente tanto en el sector público como en el sector privado. En ellas se reúnen un grupo de personas, con nexos profesionales, para poder desarrollar proyectos, establecer objetivos y planificar estrategias. En las reuniones, habitualmente, participan un elevado número de personas, con lo cual es esencial que exista una persona encargada de conducir el encuentro para respetar los temas que se deben tratar y gestionar correctamente los tiempos. Así pues, si habitualmente te encargas de la organización y quieres gestionar las reuniones con eficacia, no te pierdas estos consejos que te ofrecemos.

Planificación y organización, clave de los días previos

Durante los días previos a la reunión es básico llevar a cabo una planificación. En este sentido, hay que escoger las personas que van a participar, el día que se va a celebrar, así como la hora y el lugar. También hay que determinar el objeto de la reunión y los temas que se van a tratar, es decir, configurar el orden del día. A nivel organizativo, es recomendable diseñar un planning de la reunión en el que quede claro el motivo del encuentro, los objetivos que se deben cumplir, los temas que se abordarán y los tiempos que se destinarán a cada punto.

Una vez todo esto esté claro, hay que enviar una convocatoria a los participantes, especificando el eje central de la reunión y los puntos que se van a tratar. También debe quedar claro día, lugar y hora. Solamente de este modo será posible que los asistentes al encuentro puedan confirmar su presencia y preparar sus intervenciones. Respecto a la asistencia, es recomendable fijar una fecha máxima de confirmación para realizar posibles restructuraciones en el orden del día. Para ello, la utilización del software para organizar reuniones es un paso más allá, puesto que existen herramientas informáticas, como por ejemplo GOC, que facilitan todas estas tareas y convierten la gestión en eficaz.

En la reunión, respeta los tiempos

El día de la reunión es fundamental comenzar a tiempo. La puntualidad en un encuentro profesional no es una opción, es una obligación. Asimismo, cumplir con los tiempos establecidos y finalizar a la hora estipulada también es importante. Recuerda que los asistentes tienen otras obligaciones que cumplir.

Para comenzar, recuerda los puntos del día y el motivo principal de la reunión, así como los objetivos que se quieren cumplir. Como moderador de la reunión, tienes que saber gestionar los tiempos de forma eficaz y sin permitir que los ponentes se desvíen de la cuestión central. También debes tener en cuenta que una persona no acapare la atención de toda la reunión, sino que las intervenciones sean equitativas. Para que todo el mundo tenga la posibilidad de explicar sus ideas, establece turnos de palabra e invita a que se respeten.

Para finalizar, extrae conclusiones

A la hora de poner punto y final al encuentro, hay que extraer unas conclusiones entre todos los participantes, así como establecer posibles sugerencias de cara a futuros encuentros. También hay que dejar patente si se han adoptado acuerdos para llevar a cabo en el futuro. Todo ello, debe aparecer reflejado en el acta de la reunión, la cual habrá que mandar a los asistentes para que si necesitan consultarla en cualquier momento la tengan a su alcance. Como mencionábamos anteriormente, con la plataforma GOC es mucho más fácil gestionar reuniones con eficacia, ya que todo el proceso se realiza de forma online.

A nivel organizativo, una vez haya acabado la reunión es muy recomendable que hagas autocrítica y analices si has sido capaz de cumplir con los objetivos previamente marcados. De este modo, podrás aprender de tus errores e impulsar tus puntos fuertes como gestor. No obstante, si organizas reuniones y quieres gestionarlas de forma eficaz, desde 4TIC, como expertos en soluciones TIC hemos desarrollado el software GOC, con el que te facilitamos tu trabajo. ¡Solicita una demo y deja que el orden del día se envíe solo!