¿Cómo elegir la sala de reuniones perfecta para cada encuentro?

22/11/2017

Las reuniones son un punto de encuentro entre personas que trabajan en la misma empresa o mismo proyecto. Estas citas son clave para tomar decisiones y analizar la situación actual en la que se encuentra una iniciativa. También sirven para poner puntos en común entre profesionales del mismo sector o marcar el camino que debe seguir un proyecto empresarial. Por ello y con el fin de que las reuniones sean lo más productivas posible, en este artículo te exponemos las claves para que elijas la sala de reuniones perfecta para cada ocasión.

  • Ubicación:

La localización de la sala de reuniones es uno de los primeros factores a tener en cuenta. Si tienes que elegir entre distintos puntos en una misma ciudad, piensa siempre en la accesibilidad para los trabajadores que deban acudir. Es esencial que haya posibilidad de aparcamiento o de llegar en transporte público. También ten en cuenta que el lugar de la reunión sea sencillo de encontrar porque si a la gente le cuesta dar con la ubicación exacta y llegan tarde, la reunión comenzará con retraso.

  • Prestaciones:

La sala de reuniones que elijas debe tener el equipamiento audiovisual y tecnológico adecuado para el tipo de reunión que vas a realizar. En estos casos, el wifi es básico para poder acceder a cualquier tipo de documento o servicio que necesites durante la reunión. Además, si requieres mostrar informes de resultados o archivos audiovisuales, lo ideal es que tenga una pantalla grande y un ordenador, para que resulte cómodo.

A parte del mobiliario habitual, como suelen ser mesas y sillas, no está de más que la sala de reuniones cuente con una zona de networking y un baño para poder hacer un break si la reunión dura más de lo previsto. En este sentido, contar con una pequeña nevera o máquina de café es perfecto para ofrecer un piscolabis durante el encuentro.

  • Capacidad:

A la hora de elegir la sala de reuniones debes saber aproximadamente cuántas personas van a participar para escoger un espacio que dé cabida a todo el mundo. Es necesario que todos los asistentes dispongan de asiento. Por lo que se refiere a la mesa, lo habitual es contar con una mesa grande en torno a la cual se pueda sentar todo el mundo. El aforo de la sala es un requisito indispensable a valorar para escoger el lugar, ya que si se queda pequeña, la reunión no se desarrollará en las condiciones óptimas.

  • Luz natural:

La luz natural es un factor que influye en el estado de ánimo de la persona. Según varios estudios, este tipo de luz permite tanto la visión fotópica como la escotópica y favorece a que el cuerpo humano coordine correctamente las funciones del sistema circadiano como la presión sanguínea, el pulso cardiaco o el metabolismo. Además, la luz natural potencia la productividad y el rendimiento en el trabajo. Por ello, si la sala de la reunión cuenta con entrada de luz natural, probablemente, el encuentro sea mucho más fructífero a nivel laboral.

  •  Organización:

Para llevar a cabo una reunión es primordial que haya una buena organización ya que hay que coordinar a un grupo de personas y, habitualmente, cada una tiene sus obligaciones y tareas diarias. En la actualidad existen distintos programas informáticos que resultan muy interesantes para realizar reuniones fructíferas y ordenadas.

Por ello, en 4TIC, como expertos en soluciones TIC, te proponemos la plataforma GOC. Esta herramienta se ha desarrollado para gestionar al máximo el tiempo invertido en los encuentros de trabajo, buscando siempre que las reuniones sean eficientes. Con esta plataforma será mucho más fácil llevar a cabo un encuentro de este tipo, ya que la tecnología se pone a tu servicio para todo el proceso sea eficiente, tanto desde el envío de la convocatoria hasta la redacción del acta. ¿Aún no lo has probado? Consúltanos y te explicaremos un poco más acerca de su funcionamiento.