5 consejos para redactar un acta de reunión eficaz

redactar acta reunión eficaz
11/04/2017

Redactar un acta de reunión eficaz es algo muy importante en el ámbito administrativo, pues es el único medio para que se registren todos los temas tratados y los acuerdos a los que se ha llegado entre los asistentes. El acta de reunión es el documento oficial que le da validez a la información registrada, por eso debe hacerse de manera rigurosa y eficiente.

 

En 4TIC buscamos, mediante nuestra solución Gestión de Órganos Colegiados, facilitar la redacción, gestión y difusión de las actas de reunión de los órganos colegiados.  Y con el objetivo de seguir facilitando la creación de actas eficientes, vamos a ver los consejos más importantes a la hora de redactar un acta de reunión:

1. Contextualización de la reunión

Si desde un primer momento se parte de un acta que incluye todos los datos sobre la reunión, tendremos la seguridad de que la información es correcta y fidedigna. Empezar por incluir la fecha y la hora, la ubicación y los asistentes, permitirá que tan solo quede para el final anotar la hora de finalización y no habrá lugar a errores.

2. Agrupación de los temas tratados

Puede que exista mayor o menor libertad en este aspecto, pero en cualquier caso para que un acta de reunión sea eficaz los temas deberán anotarse en agrupaciones temáticas lógicas. Estas agrupaciones dependerán de la persona que escriba el acta de reunión, pero en cualquier caso irán muy unidas al orden de los puntos del día.

3. Descripción exhaustiva de los acuerdos

Cuando se cierran acuerdos en una reunión de órganos colegiados o de cualquier tipo, es importante que los detalles de dichos acuerdos queden plasmados de manera exhaustiva. Esto es debido a que, en el futuro, puede ser necesario consultar detalles que son susceptibles de ser olvidados. Para ser eficaz plasmando las descripciones de acuerdos, la clave es redactar de manera concisa dando prioridad a los datos de mayor valor como nombres, fechas, horas y responsabilidades.

4. Redacción directa en el ordenador

Gracias a las nuevas tecnologías es realmente sencillo prescindir de usar papel en casi cualquier circunstancia. A la hora de redactar un acta de reunión eficaz, este hecho será especialmente importante porque evitará la duplicidad de trabajo. ¿Por qué redactarla en un papel para copiarla luego al ordenador si se puede pasar directamente al segundo paso? Además, con soluciones específicas para esta tarea como Gestión de Órganos Colegiados se gana todavía más eficacia redactando el acta directamente en el ordenador.

5. Uso de las TIC para la mayor eficacia

Y si hay una manera de convertir la redacción y gestión de un acta de reunión en una tarea realmente sencilla y eficaz es haciendo uso de las TIC. Hoy en día es posible guardar las actas directamente en la nube o en el servidor, publicarlas automáticamente en el portal corporativo o de transparencia y compartirlas en diferentes formatos.

GOC (Gestión de Órganos Colegiados) de 4TIC proporciona todas estas facilidades y muchas más, consiguiendo que la gestión del acta de cada reunión sea un trámite realmente rápido y eficaz. Pídenos una demo de prueba y consigue las reuniones más eficientes.