El papel del archivero frente a las leyes 39 y 40/2015

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20/09/2017

Desde que entraron en vigor las leyes 39/2015 y 40/2015 en octubre de 2016, las administraciones públicas de nuestro país están trabajando en la transformación digital de sus gestiones. En el ámbito de los archivos y la gestión documental, el papel del archivero es más importante que nunca ya que se convierten en las figuras expertas capaces de liderar la digitalización en sus respectivos sectores.

 

¿Cómo afectan las leyes 39/2015 y 40/2015 a los archivos públicos?

Como ya hemos visto anteriormente, las nuevas leyes implican que todas las administraciones, desde las locales hasta las estatales, deberán implementar y utilizar un sistema de archivos electrónicos, entre otros, para lograr la máxima organización y transparencia. El proceso de adaptación digital deberá terminar antes de octubre de 2018, al haberse establecido dos años de plazo desde la entrada en vigor de la nueva normativa.

Centrándonos en los archivos públicos, la Ley 39/2015 indica que todas las Administraciones deben tener un archivo electrónico que centralice toda la documentación que se genera diariamente en la Administración. En este caso serán las Comunidades Autónomas y los Ministerios los encargados de asegurarse de tener los procedimientos finalizados y almacenados en el Archivo Electrónico central cuando llegue la fecha límite.

El trabajo de adaptación digital recaerá de diferente manera sobre todas las figuras implicadas en los nuevos procesos, y a menudo con la colaboración de equipos multidisciplinares con perfiles diversos (gerentes, informáticos, archiveros, etc). Por eso, en los archivos de entidades públicas, el archivero tendrá un papel fundamental en la transformación que nos ocupa. La suya es la figura de experto documental y su trabajo diario el primero que se transformará en la misma medida en la que se van a transformar los archivos de nuestro país con la digitalización.

 

El papel del archivero frente a las leyes 39/2015 y 40/2015

Para poder tener la implementación completada cuando llegue la fecha dispuesta, será fundamental que todos los equipos de trabajo funcionen coordinados. El trabajo del equipo de archivo será imprescindible, pero deberá acogerse a los requisitos que indique el equipo jurista y deberá ser un trabajo conjunto con el equipo informático. En resumen, su trabajo consistirá en:

  • Definición del Cuadro de Clasificación del sistema
  • Identificación y definición de series y tipos documentales
  • Definición del perfil de metadatos
  • Valoración de las series documentales
  • Pruebas funcionales del sistema

 

Pero igual de importante que el trabajo de este equipo multidisciplinar será disponer de una solución de software documental adaptada a la normativa y completamente actualizada, que permita la interconexión y la transparencia al mismo tiempo que simplifique su trabajo.

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