Organización de archivos: el ciclo de vida de los documentos públicos

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07/06/2017

El ciclo de vida de los documentos públicos consta de diferentes fases y, dependiendo del punto del ciclo en el que estén, los encontraremos en un archivo diferente: archivo de oficina, archivo central, archivo intermedio o archivo histórico. Esto es debido a que, de acuerdo con la organización de archivos española, en cada uno de ellos se trata a los documentos de diferente manera, dependiendo de su naturaleza y del tiempo de vida que tengan. Veamos todas las fases del ciclo de vida de los documentos públicos, según el BOE:

Archivo de oficina: fase activa

Los primeros años de existencia de los documentos públicos podrán ser encontrados en su correspondiente archivo de oficina. Es donde serán custodiados mientras sean requeridos para presentarse en diferentes actos administrativos o para completar un expediente. Como es lógico, la mayoría de los documentos cada vez serán menos consultados, pues ya habrán cumplido todas las funciones para las que fueron creados. Así pues, la fase activa de los documentos durará el tiempo que se establezca durante el proceso de valoración.

Archivo central: fase semiactiva

El siguiente paso dentro del ciclo de vida de los documentos públicos en del sistema archivístico español es el traslado al archivo central. Este archivo tendrá en custodia los documentos durante los plazos establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservación. Al entrar en fase semiactiva se considera que los documentos no son consultados frecuentemente pero, aun así, sí pueden requerirse en algún momento (lo cual les haría volver a la fase activa). Existen varios archivos centrales que recogen y custodian la documentación que producen todas las administraciones oficiales.

Archivo intermedio: fase inactiva

Cuando los documentos entran en fase inactiva pasan al archivo intermedio, en este caso al Archivo General de la Administración (AGA). Teóricamente este no es el archivo público donde los documentos son guardados de manera definitiva, sin embargo en muchas ocasiones sí es así, cuando el Archivo Histórico Nacional se encuentra saturado y no dispone de espacio suficiente para almacenar toda la documentación inactiva de valor que debería salir del archivo intermedio para ser almacenada en el archivo histórico.

Archivos históricos: fase inactiva

El paso final dentro del ciclo de vida de los documentos públicos del sistema archivístico español son los archivos históricos, los responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español. El Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de la Administración General del Estado y gestiona los documentos que son considerados de mayor valor histórico y cultural.

Como hemos visto, el AGA también hace de archivo histórico cuando se requiere debido a la saturación del archivo que nos ocupa. Sin embargo, solo un porcentaje pequeño de la documentación pública llega a esta fase, pues anteriormente se habrá llevado a cabo el expurgo para decidir el valor de cada documento y la mayoría serán destruidos por el bajo interés histórico que suponen.

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