La necesaria digitalización de los archivos históricos

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08/11/2017

Los archivos históricos custodian el desarrollo y el devenir de una sociedad. Digitalizarlos es el camino para, por un lado, asegurar su conservación en el tiempo y, por otro, potenciar la difusión de los documentos para enriquecer el conocimiento. La digitalización de los documentos históricos es necesaria porque los archivos históricos digitales son la llave para subsanar la brecha entre el presente, pasado y futuro. De este modo, con este proceso de transformación, los archiveros lograrán que estos centros no se conviertan en lugares repletos de papeles olvidados y sean de utilidad en el siglo XXI.

Como sabemos, los archivos históricos se encargan de conservar, gestionar y difundir el patrimonio histórico documental. La legislación vigente determina que los documentos que forman parte de estos centros de conocimiento son los generados en las Administraciones Públicas; los documentos con más de 40 años generados por entidades privadas de interés general, tales como entidades políticas, religiosas, educativas o sindicales, los documentos con más de 100 años de antigüedad de cualquier otra entidad; y los documentos declarados como patrimonio histórico. Por ello y para poder cumplir correctamente con la difusión, la digitalización de los archivos históricos es necesaria para que todos los ciudadanos tengan acceso al contenido.

Para llevar a cabo cualquier proyecto de gestión documental de un archivo en el siglo XXI es clave realizar una transformación digital y, aunque no es obligatorio que los archivos históricos se digitalicen, la tendencia va hacia ese camino.  Con la digitalización de estos documentos, se consigue una gestión eficaz y efectiva. Para llevar a cabo este cambio, el software es esencial porque gracias a él se consigue un ahorro de tiempo, dinero y trabajo y una mejora de los servicios administrativos.

Los archiveros y su papel en el proceso de digitalización

En este sentido, el trabajo de los archiveros en esta implantación digital y en la gestión de los depósitos es decisivo porque en sus manos está la clasificación, ordenación y descripción de todos los documentos para poder realizar una correcta y ordenada digitalización.

Estas hemerotecas digitales son una muestra del avance de la sociedad en aras de la utilización de la tecnología para mejorar el día a día de los ciudadanos. Los documentos de los archivos históricos son de importancia capital y digitalizarlos supone un cambio de mentalidad en el que la Administración Pública se pone en la piel del ciudadano y da respuesta a sus necesidades. Con la transformación digital, es posible consultar documentos de años atrás con un solo clic.

Como resultado, la digitalización de los archivos históricos supone un ir un paso más allá ya que la sociedad del conocimiento se pone al alcance de todos, dando acceso a los documentos originales mediante las nuevas tecnologías. Desde 4TIC, como expertos en soluciones TIC, contamos con el software Alejandría, una potente herramienta para la gestión y digitalización de archivos, que incluye un módulo para gestionar los depósitos físicos como podrían ser los de un archivo histórico. Contacta con nosotros: te ofrecemos una demo gratuita para que descubras todos los beneficios de esta plataforma.