Infografía: Claves esenciales para cumplir con el Archivo Único Electrónico

archivo único electrónico
25/10/2017

Las Leyes 39/2015 y 40/2015, a través de sus artículos 17 y 46, respectivamente, marcan la incorporación del Archivo Único Electrónico a nivel estatal, siendo el 2 de octubre la fecha límite y clave para que esta implantación deba ser una realidad. Por ello, en el artículo de hoy os damos las claves en forma de infografía para cumplir con el procedimiento.

Como cumplir con el Archivo Electrónico Único_1

¿Qué entidades deben contar con un Archivo Único Electrónico?

La Administración General del Estado, las Administraciones de cada Comunidad Autónoma, las Administraciones locales, las entidades públicas y privadas integradas en la Administración y el sector público institucional son los organismos que deben implantar el Archivo Único Electrónico. El principal objetivo de esta medida es lograr la máxima organización y transparencia, al tiempo que queden digitalizados todos los trámites de las Administraciones Públicas y los procedimientos se simplificarán.

¿Quién debe implantar el Archivo Único Electrónico?

Los responsables del archivo son quienes, evidentemente, deben implantar el Archivo Único Electrónico. No obstante, también participa todo el equipo multidisciplinar del proceso (gerentes, informáticos y administrativos), coordinado por los archiveros, figura de experto en este campo. Los archiveros deben cumplir con competencias profesionales para la organización de todo el material y prepararse para el cambio en su forma de trabajar.

¿Cómo se va a crear el Archivo Único Electrónico?

El proceso de digitalizar un archivo público requiere de un proyecto de digitalización para conseguir una gestión electrónica de archivos efectiva. Para ello, también serán necesarias diversas soluciones tecnológicas que ya están en el mercado e, incluso, el propio gobierno ha impulsado la creación de  una plataforma. No obstante, no todo el software que existe está especializado en la creación del Archivo Único Electrónico.

Por ello, en 4TIC, como especialistas en soluciones TIC hemos desarrollado el sistema de gestión documental y archivo Alejandría, que permite guardar, administrar y controlar la información que se genera en una organización o entidad de carácter público o privado, entre otros organismos. Con ello se consigue productividad y eficiencia, tanto en el trabajo diario como en la guardia y custodia de los archivos.

¿Cuándo debe ser una realidad el Archivo Único Electrónico?

El 2 de octubre de 2018 es la fecha en la que entra en vigor el Archivo Único Electrónico debe estar implementado en las Administraciones Publicas. Ha comenzado la cuenta atrás y queda justo un año para iniciar los proyectos de digitalización y la creación de equipos multidisciplinares que se ocupen del nuevo Archivo Único.

¿Qué documentos deben digitalizarse?

Los archivos de documentos administrativos correspondientes a procedimientos administrativos iniciados después de la entrada en vigor de la ley, es decir, aquellos que se creen a partir del 2 de octubre del 2018.

En resumen, con esta iniciativa legislativa la digitalización de las Administraciones Públicas es ineludible y hay un marco legal que es favorable a este desarrollo. Por tanto, hay que saber aprovechar la oportunidad y la coyuntura actual, pese a que puede suponer un reto y esfuerzo de inversión, de trabajo y tiempo. Por ello, en 4TIC, como especialistas en este tipo de soluciones de software os podemos ayudar en el proceso.