Archivos públicos: Cómo aplicar las leyes 39 y 40/2015 en la Administración Pública

leyes 39 y 40/2015
21/04/2017

El 1 de Octubre de 2016 entraron en vigor la Ley de Procedimiento Administrativo y la Ley de Régimen jurídico (Leyes 39/2015 y 40/2015), creadas para servir de empuje definitivo a la digitalización del sector público español. Así, desde las administraciones locales hasta las administraciones estatales tienen la obligación de implementar y utilizar un sistema de archivos electrónicos, entre otros, para lograr la máxima organización y transparencia.

El objetivo final es que todas las actividades realizadas en las Administraciones Públicas se hagan de manera electrónica. Esto abarca desde actividades de procedimientos, como temas jurídicos de sesiones y actas, hasta constituciones o informes. Todo deberá llevarse a cabo mediante un sistema digital para la administración pública, de manera que se eliminarán duplicados, se simplificarán los procedimientos y se agilizarán las relaciones.

Aplicar las leyes 39 y 40/2015 en los archivos públicos

Cuando hablamos de los sistemas de archivos electrónicos encontramos diferencias frente al resto, pues la legislación en materia de archivos es competencia del Ministerio de Educación y Cultura. En este caso, la Ley 39/2015 indica que todas las Administraciones tendrán la obligación de tener un archivo electrónico que almacene de manera centralizada toda la documentación que se genera diariamente en la Administración. El deber recaerá, en este caso, en las Comunidades Autónomas y los Ministerios, que deberán tener los procedimientos finalizados y almacenados en el Archivo Electrónico central antes de que pasen 2 años desde la entrada en vigor de las leyes que nos ocupan.  Es decir, en octubre de 2018 la administración tiene la obligación de tener su archivo único electrónico en funcionamiento.

Así, los archivos electrónicos centrales tendrán nivel ministerial, tanto de administración como históricos. Dependiendo del tiempo de conservación que tenga asignado cada expediente antes de su destrucción, recibirán procedimientos diferentes. En cualquier caso, las Administraciones Públicas deberán enviar dichos procedimientos finalizados al archivo correspondiente en cuanto los Archivos Centrales completen su preparación.

Pero si una pregunta se plantea en la mayoría de entidades pública estos meses es: ¿cómo cumplir las exigencias de las leyes 39 y 40/2015 y conseguir respetar todas las normas técnicas? Sin duda, el paso principal a tener en cuenta es adquirir soluciones de software de gestión que permitan la conexión entre todas las Administraciones Públicas para conseguir centralizar el trabajo y, al mismo tiempo, agilizar las relaciones entre administraciones y crear transparencia hacia ciudadanos.

Cómo puede simplificar Alejandría el trabajo en los archivos electrónicos

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