Los archivos municipales, fieles testigos de la evolución de la sociedad local

10/01/2018

El archivo municipal es la unidad administrativa encargada de conservar los documentos producidos por el organismo del que depende, en su gran mayoría ayuntamientos. En este sentido, los archivos municipales se centran en recopilar los documentos que genera un ayuntamiento (o institución derivada de las competencias municipales) en su día a día, gracias al ejercicio y el cumplimiento de sus funciones. Así pues, estas entidades públicas son el testimonio vivo de toda la información que genera un municipio. Por tanto, son pieza fundamental en el desarrollo de la sociedad, al tiempo que ayudan a entender su evolución.

La labor de los archivos municipales se centra en recopilar, organizar, conservar y poner a disposición de los ciudadanos los documentos que produce y recibe un ayuntamiento. Como resultado del trabajo diario, los archivos municipales se convierten en un amplio campo de conocimiento y en un instrumento de control de las administraciones. De este modo, se convierten en archivos centralizados, locales y abiertos a cualquier tipo de consulta.

Además de ser guardia y custodia de todos los documentos, los archivos municipales cumplen retos diarios, al tiempo que ofrecen información a autoridades, funcionarios y vecinos de cualquier actividad municipal que se realice. Por tanto, son una fuente de transparencia ya que dentro de sus cometidos se encuentra el de difundir los fondos para ampliar el conocimiento social y favorecer a la construcción de la identidad colectiva.

A nivel jurídico, los archivos municipales aseguran y velan por la democracia tanto de las autoridades como de los vecinos, ya que conservan la documentación referente a cualquier actuación que se realice en nombre del consistorio. Estas instituciones garantizan los derechos democráticos de los vecinos del libre acceso a la información.

Los archiveros, pieza clave en este engranaje

El día a día en los archivos municipales se centra en la creación de bases documentales y en organizar los documentos nuevos. El papel de los archiveros es fundamental y este tipo de entidades no se entenderían sin el trabajo de describir, organizar y clasificar los fondos. Por ello y en cuanto a la recopilación de información, los ciudadanos pueden y deben aportar documentos que sirvan para completar los fondos y enriquecer el patrimonio local. Como resultado, será trabajo de los archiveros municipales analizar la veracidad y relevancia de los documentos aportados e incluirlos en el fondo correspondiente.

Dentro de su jerarquía de funciones, los responsables del archivo municipal colaboran en  la gestión administrativa del ayuntamiento y, para ello, es esencial la utilización de un software eficiente que sirva para almacenar de forma correcta toda la información que se genera.

La digitalización de los archivos municipales, tendencia al alza

En el ámbito legislativo, el cumplimiento de las Leyes 39 y 40/2015 que marcan la implantación del Archivo Único Electrónico supone una tendencia al alza en la digitalización de archivos. El cambio hacia lo digital es un proceso al que deben someterse todas las instituciones. Y es que los archivos municipales digitalizados son garantía de conservación de la información, un paso más allá en la sociedad del conocimiento.

Por ello, son las propias administraciones las que deben promover los archivos municipales mediante medidas legales y políticas públicas. Destinar partidas presupuestarias para realizar acciones que permitan democratizar la información es básico para que los archivos municipales puedan cumplir sus funciones. Además, es relevante invertir en procesos de digitalización para garantizar la correcta gestión de la información de este tipo de archivos.

En este sentido, desde 4TIC, como expertos en soluciones TIC, hemos desarrollado el software Alejandría, un sistema de gestión documental que facilita a cualquier organismo la organización de la información para favorecer a la productividad en el trabajo diario. ¿A qué esperas para solicitar un demo gratuita?