Los archivos históricos, esenciales en el desarrollo de una sociedad

30/11/2017

Los archivos históricos cumplen las funciones de conservar, gestionar, difundir y hacer accesibles los fondos documentales que recogen la historia de un país. Por ello, son la llave para entender el desarrollo y los cambios que acontecen en una sociedad. Este tipo de archivos conservan la memoria colectiva e impulsan el acercamiento de los documentos a los ciudadanos, para que hagan un uso responsable. De este modo, estos lugares son toda una institución de representación de conocimiento, una labor a la que queremos rendir homenaje en este artículo.

Cabe mencionar que un archivo histórico es aquel que almacena, gestiona y conserva expedientes con el interés social y valor suficiente para preservarse de por vida. No todos los documentos que genera una sociedad son susceptibles de existir eternamente, sino que deben ser relevantes para el devenir del país.

De este modo, los archivos históricos son centros que contienen grandes cantidades de depósitos documentales y deben tener una correcta organización, al tiempo que son lugares dignos de visitar por el valor arquitectónico e histórico que representan. Así pues, la información que almacenan, cuyos formatos pueden ser muy variopintos, debe someterse a un exhaustivo proceso de conservación y custodia para facilitar las futuras consultas. Proceso que no sería entendible ni asumible sin los conocimientos y el trabajo diario de los archiveros, personas que protegen los archivos históricos como si de documentos propios se trataran.

La digitalización es el camino al futuro

El día a día de los archiveros no sería entendible sin la utilización del software para la gestión de toda la información, tanto documental como organizativa, que posee el archivo. Gracias a la utilización de la informática, los archiveros pueden acceder de forma rápida y efectiva a cualquier documento que forme parte del archivo en cuestión y, por eso, la digitalización de los archivos históricos es necesaria para adaptarse a las demandas y exigencias de la sociedad actual. Como resultado de este proceso, con el paso de los años, este tipo de centros seguirán siendo una fuente de información para los ciudadanos. De lo contrario, se convertirán en almacenes de documentos antiguos.

En referencia al software de digitalización, lo interesante es que posea herramientas para poder consultar y localizar los documentos que interesen al usuario. Y es que los archivos históricos contienen la voz de las generaciones pasadas y no deben caer en el olvido.

El Archivo General de Simancas y el Archivo General de Indias, voces de la historia

Como claro ejemplo de archivos históricos, en España hay dos muy interesantes. Por un lado, el Archivo General de Simancas, ubicado en la localidad vallisoletana de Simancas. Este archivo fue creado por Carlos I en el año 1540 y conserva la documentación producida por los órganos administrativos y legislativos de la Corona de Castilla. En él se conserva la información referente a España desde la época de los Reyes Católicos hasta la entrada del Régimen Liberal y, por ello, constituye el fondo documental más homogéneo y completo de la memoria histórica de los siglos XVI al XVIII. El lugar escogido fue el Castillo de Simancas, de gran valor estético y arquitectónico.

Arch Simancas ext

Sus fondos, organizados en cerca de 30 secciones, son muy extensos y son accesibles para aquellos que necesiten realizar tareas de investigación. En el archivo, además de procesos de documentación y conservación, se realizan visitas ya que alberga una sala de consulta, una biblioteca y un museo. Actualmente, este archivo depende del Ministerio de Cultura y debido al valor de la información que contiene, recientemente la Unesco lo ha distinguido como Patrimonio de la Humanidad, dentro de la categoría Memoria del mundo.

Por otro lado, el Archivo General de Indias, ubicado en Sevilla, custodia la información creada por las administraciones que gobernaban los territorios ultramarinos españoles, tales como el Consejo de Indias, las Secretarías de Despacho, la Casa de la Contratación y los Consulados de Sevilla y Cádiz. Además, también conserva otros fondos de instituciones de menor importancia o de particulares relacionados con las colonias españolas en América y Asia. El archivo, que también depende del Ministerio de Cultura, está abierto al público y en él se realizan actividades de interés general y exposiciones. Como dato relevante, el Archivo General de Indias contiene más de 43.000 legajos, 80 millones de páginas y 8.000 mapas en sus fondos. Como resultado, si dispusiéramos toda información en línea recta, superaría los 9 km de longitud.

Arch Indias exterior

Viendo estos dos ejemplos de interés general, es importante enfatizar que la digitalización de los archivos históricos es más que necesaria para seguir, precisamente, haciendo historia. De este modo, en 4TIC, como expertos en soluciones TIC, contamos con el software Alejandría con el que gestionar este tipo de fondos documentales es de lo más fácil, gracias a su módulo especializado en gestión de depósitos documentales.