8 claves de una plataforma de gestión documental especializada en archivos

plataforma gestión documental archivos
24/05/2017

Con la inminente puesta en marcha del archivo electrónico único y los requisitos que ya se están exigiendo a los archivos públicos a partir de las leyes 39 y 40/2015, es más importante que nunca contar con un gestor documental especializado en la gestión de archivos públicos o universitarios y actualizado según los últimos requerimientos legales.

Todos los archivos de entidades públicas son ya o se convertirán pronto en un archivo digital, es decir, compuesto tanto con documentos electrónicos como físicos e híbridos, por lo que es indispensable que la solución informática que se adopte para su gestión facilite el trabajo en esta dualidad.

Así, es importante confiar en una herramienta versátil creada especialmente para la universidad y entidades públicas. Veamos pues las 8 claves principales de una plataforma de gestión documental especializada en archivos:

1. Gestión de objetos electrónicos, físicos e híbridos en el mismo mundo, evitando duplicidades y ahorrando tiempo y trabajo. Aunque la Ley habla sobre la obligatoriedad de trabajar únicamente de forma electrónica, no hay que olvidar que aún tendremos la mayor parte de documentación en formato físico, y es interesante poder acceder a ella para consulta desde una aplicación centralizada.

2. Funcionamiento como capa de servicios web bidireccional, de forma que desde las aplicaciones de negocio de la entidad, se pueda acceder a los expedientes archivados, ya sea para consulta, o incluso para crear nuevos expedientes.

3. Posibilidad de trabajar con múltiples cuadros de clasificación y en múltiples fondos documentales, de forma que una entidad pueda usar la misma aplicación con independencia del fondo o cuadro con el que trabaje.

4. Cumplimiento e integración del ENI y el ENS.

5. Funcionamiento como origen de datos para el portal de transparencia.

6. Acceso a la documentación en función de metadatos y políticas: pública, restringida o confidencial. Con control de las políticas de disposición y retención incluidas, así como seguridad, roles y permisos integrables.

7. Búsquedas por metadatos o contenido completas, sin restricción de soporte, estado o situación del elemento.

8. Integración con servicios de firma y digitalización. Control completo sobre toda la documentación.

Precisamente nuestra plataforma Alejandría de gestión documental especializada en archivos ofrece, en términos generales, todo aquello que un archivo público puede requerir en un gestor documental, sin coste por licencias y completamente al día de la normativa actual.

Infórmate sin compromiso y un ingeniero experto en la solución te ofrecerá una demostración de su funcionamiento.