OpenSAT es una herramienta que tiene como objetivo dar cobertura al proceso completo de tramitación electrónica de un expediente administrativo, desde su diseño inicial, hasta su archivo y preservación, pasando por la generación de los formularios que permiten recopilar la información asociada al mismo, el soporte para la firma digital avanzada o cualquier otra funcionalidad adicional que este necesite (gestión de representantes, delegación de firma, notificaciones telemáticas seguras, etc).
A continuación, expondremos todas y cada una de estas características a medida que van siendo requeridas durante el ciclo de vida del expediente administrativo.
1.- Trámites de OpenSATUn paso previo a la implantación de cualquier proceso, es su diseño en un lenguaje estándar como es XPDL. OpenSAT utiliza el motor de workflow Bonita, desarrollado por el ObjectWeb, y que es compatible con estos estándares.
Desde su versión 4, Bonita comparte el core del motor de workflow con el proyecto jBoss a través de la implementación de la llamada Process Virtual Machine. La PVM permite tener una base común para dos de las herramientas más utilizadas en el mercado del BPM, favoreciendo su implantación y mantenimiento y el soporte para otros estándares de definición de procesos como BPEL.
Durante la codificación del proceso en XPDL, se ofrecen una serie de atributos previamente establecidos que permiten marcar las actividades y establecer pautas de comportamiento para las mismas. Por ejemplo, podemos marcar una actividad para que requiera la firma digital de la documentación asociada.
Una vez completada la codificación del XPDL, se realizará la carga del proceso en la plataforma de tramitación OpenSAT.
A continuación aparece la imagen de una parte de un proceso, donde se pueden ver los distintos pasos o actividades que lo componen. Cada una de las filas pertenece a un rol por lo que, solo las personas que lo tengan podrán ejecutar y acceder a esas actividades.
2.- Ejemplo de flujo de trabajoOpenSAT, a la hora de dar soporte a la tramitación de procesos, cuenta con una serie de herramientas que permiten una gestión sencilla de los trámites y de su estados:
A la hora de poner en explotación un trámite, OpenSAT es capaz de generar, de forma automática, todos los formularios necesarios para gestionar cada una de las actividades definidas en el proceso XPDL. De esta forma, se mantiene el formato estándar XPDL como fuente de la definición del proceso, y se permite regenerar el proceso tantas veces como sea necesario en caso de modificar su definición.
Cada uno de estos formularios ya es capaz, por si mismo, de captar la información necesaria de cada uno de los usuarios que intervienen en el proceso, almacenarla y firmarla si fuera necesario.
3.- Ejemplo de formularioEn cada uno de los formularios que dan soporte a las actividades del proceso, siempre hay un conjunto de información general que se arrastra con el fin de no perder la información de “contexto” del proceso (por ejemplo, los datos del solicitante o cualquier otra información que queramos tener presente cuando completemos actividades de dicho proceso).
Otro conjunto de información que siempre tendremos es la lista de todos los documentos generados en actividades anteriores. Así, si estamos completando la redacción de un decreto, notificación... siempre podemos acceder a la solicitud inicial o a cualquier otro documento generado durante el mismo expediente.
4.- Documentación asociada y detalle de un expedienteEn caso de que, en un proceso concreto, sea necesario acceder a información ya existente en el sistema de información del cliente o de un tercero, OpenSAT permite el acceso a dicha información mediante la conexión a un Web Service externo que permita a la tramitación obtener dicha información.
Finalmente, indicar que, cualquier documentación asociada al expediente que se está tramitando, formará un archivo XML que será almacenado de forma uniforme en la herramienta de archivo digital que lleva incorporada (Fedora Commons), permitiendo su preservación y clasificación en base a los criterios archivísticos definidos.
OpenSAT integra un applet criptográfico que permite la generación de firma digital avanzada en formato XAdES-X-L, a partir de la cualquier documento administrativo gestionado por el sistema.
Todos estos documentos, son publicados en formato OpenOffice y en PDF, consignando en todo caso en el pie de los mismos, la información de las personas que lo han firmado, en qué momento lo han hecho y "en calidad" de qué.
Adicionalmente, siempre se ofrece un código único que permite la posterior recuperación del documento por un tercero que quiera verificar su autenticidad (pie de firma).
Esta herramienta permite el acceso a los documentos que un usuario de la plataforma de tramitación tiene pendientes o ha firmado en algún momento del tiempo. De esta manera se agilizan los procesos de firma rutinarios, dando un interfaz único de acceso al proceso de firma.
En aquellos casos que fuera oportuno, es posible sustituir el proceso de firma por parte de un usuario en el portafirmas, por un proceso automatizado que haga uso de un certificado de aplicación.
En la tramitación de los expedientes administrativos, hay muchos pasos que requieren de la notificación al interesado o de cualquier otro tipo de interacción que pueda venir marcada por una serie de plazos legales a cumplir.
Con el sistema de notificaciones telemáticas, OpenSAT permite el envío de este tipo de notificaciones, así como la gestión del plazo de respuesta legal, para poder continuar con el proceso en caso de que no se respeten.
Estas notificaciones telemáticas, siempre son previamente registradas en el sistema acompañadas del sellado de tiempo que demuestre fehacientemente el momento en que fueron generadas, dando cobertura legal al proceso de notificación. De igual forma, el acceso a la lectura en el sistema de una notificación telemática, también cuenta con las mismas garantías temporales descritas anteriormente.
En un sistema donde muchas solicitudes son realizadas por representantes, puede ser una incomodidad para ellos tener que presentar cada vez los poderes legales y el resto de información necesaria para poder tramitar. OpenSAT ofrece la posibilidad de que cada representante se registre en una base de datos, presentando toda la documentación necesaria una vez, con lo que el resto de veces que quiera iniciar un trámite, el sistema ya lo reconocería. Cada representante puede estar registrado para un trámite específico o varios y ese registro puede ser durante un período determinado de tiempo o atemporal.
En lugar de implantar caras plataformas de gestión de facturas, difíciles de integrar en nuestra organización, OpenSAT ofrece los servicios de firma, verificación y custodia de facturas electrónicas ofrecidos por OpenSAT. Mediante el soporte del formato Facturae definido por el Ministerio de Economía y Hacienda, y UBL de OASIS, OpenSAT permite a su organización la emisión y recepción de facturas electrónicas basadas en estos estándares de un forma sencilla e integrada.
Con OpenSAT, es posible usar los servicios ofrecidos por el Ministerio de Administraciones Públicas (a través de su red SARA) u otras administraciones, mediante su pasarela de servicios integrados: cambio de domicilio entre administraciones, certificados de empadronamiento, supresión de la fotocopia del DNI, etc. Todo ello de una forma transparente e integrada con el resto de servicios soportados.
Dentro de un expediente, pueden haber pasos en los que sea necesario registrar los documentos que se presentan o el momento en que se realizan ciertas acciones. OpenSAT ofrece la posibilidad de usar uno o distintos registros telemáticos (uno distinto por cada departamento, etc) los cuales pueden ser independientes o correlativos con respecto al registro general. La copia registrada, con su correspondiente número y fecha se puede entregar a la persona que lo registra como resguardo. Además, existe la posibilidad de aplicar digitalización certificada al registro general ordinario, para que, una vez escaneada la solicitud presentada en papel y revisada, pueda entrar a formar parte del sistema de tramitación OpenSAT.
Como se ha indicado anteriormente, Fedora Commons es el archivo digital que usa OpenSAT. La unidad de información en Fedora Commons es el objeto digital, el cual puede albergar distintos ítems como documentos, imágenes, archivos multimedia, metadatos... Algunos de los componentes básicos de un objeto digital son:
OpenSAT crea y almacena un objeto digital para cada uno de los pasos que suceden en un expediente (uno para la solicitud, uno para la realización y firma de una notificación...). Para distribuirlos internamente, todos los objetos de un mismo expediente tienen en el PID, el identificador del expediente, más el identificador de la actividad o documento generado. Por ejemplo, para una solicitud con id de expediente 120, en Fedora Commons tendríamos un objeto digital con PID opensat:000000120_solicitud y para una notificación del mismo expediente tendríamos opensat:000000120_notificacion.
Cada uno de estos objetos tiene un conjunto de meta-datos que ayuda a su clasificación y búsqueda. En este caso, OpenSAT almacena el título de la actividad, el creador o persona que la ha realizado, el id del expediente, la descripción de la actividad realizada, la fecha, el tipo de objeto (si contiene un expediente o un documento generado), si el objeto tiene firma digital o no, si tiene archivos adjuntos al documento (por ejemplo, en una solicitud, el solicitante puede rellenar los datos necesario y aparte, adjuntar unas fotos o unos archivos que la complementen) y por último si el objeto o documento ha sido registrado por registro de entrada o salida.
Dentro de cada uno de estos documentos, nos encontramos con los datastreams. Por defecto, todos los objetos poseen un datastream de meta-datos Dublin Core y, en el caso de los objetos creados por OpenSAT, son todos los arriba mencionados.
Aparte de estos, cada objeto digital posee un datastream con un xml que contiene toda la información obtenida del formulario web. La información introducida en las imágenes anteriores que muestran formularios web pasará a formar parte de éste xml.
Por otra parte, todos los documentos que se puedan adjuntar en una actividad (imágenes, archivos binarios, documentos de texto) se almacenarán comprimidos en formato zip dentro de otro datastream del mismo objeto. Para finalizar, si en la actividad se genera un documento que habrá que firmar, posteriormente o en esa misma actividad, se almacenará también en otro datastream la plantilla de OpenOffice que, en ese momento, se use para mostrar el contenido formateado del xml firmado. OpenSAT usa plantillas OpenOffice para, a partir de los datos obtenidos a partir de un xml, rellenar las variables del archivo odt y mostrárselo al usuario como un archivo pdf, con sus firmas (si las tuviera), número y fecha de registro (si lo tuviera), huella digital, etc.
Cada uno de estos datastreams tiene un nombre que lo define y diferencia dentro de cada objeto digital. El documento xml se almacena en un datastream con el nombre de la actividad realizada (solicitud), el datastream de los archivos adjuntos comprimidos en zip se llamaría en este caso solicitudzip y el del odt se llamaría solicitud_odt. Por otra parte, los meta-datos están siempre en un datastream llamado DC.
Otra de las opciones que usa OpenSAT de Fedora Commons son las versiones de los documentos. Fedora Commons permite almacenar distintas versiones de un mismo datastream o reemplazar el existente y solo almacenar el último. En este caso, OpenSAT guarda las versiones, ya que dentro de un mismo expediente, una misma actividad puede realizarse múltiples veces (la emisión de una notificación de subsanaciones, que haya que corregir un documento por algún error...). Esto hace que no se pierda ninguno de los documentos que forman un expediente y todos estén bien delimitados y almacenados.
Todos los servicios y tecnologías integradas por OpenSAT han sido evaluadas por un equipo jurídico en cada una de las implantaciones de esta plataforma de tramitación.
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