¿Cómo puedes vivir sin un software para organizar tus reuniones?

11/10/2017

¿Eres el encargado de organizar encuentros en las que participan distintos profesionales del mismo sector y quieres que las reuniones sean eficaces? ¿Tienes que gestionar las actas de encuentros de trabajo en los que participan distintas instituciones y ponerlas a disposición de los asistentes? Estas tareas se pueden convertir en misión imposible si no cuentas con un software de gestión de reuniones eficaces, ya que los profesionales que participan en estas reuniones tienen una agenda bastante ajetreada, que convierten su día a día en frenético. Por ello, desde 4TIC hemos diseñado la solución GOC, creada específicamente para la gestión eficiente de reuniones entre órganos colegiados, universidades o entidades que cuenten con un número elevado de personas.

Esta herramienta de software libre es una plataforma para reuniones cuyo principal objetivo es organizar y gestionar al máximo el tiempo invertido en este tipo de encuentros para que sean eficaces. La herramienta GOC, pensada para un uso a gran escala, está diseñada para facilitar al máximo las reuniones de equipo en aquellos entornos que, por motivos profesionales, este tipo de encuentros sean frecuentes.

Esta plataforma permite gestionar todas las reuniones de equipo a través de una página web en la que toda la información necesaria está accesible en todo momento para loa asistentes al encuentro. A través de GOC, la información se almacena en la nube y se puede acceder desde cualquier ordenador de forma segura.

¿Qué ofrece GOC?

Esta solución de 4TIC permite gestionar online todo lo referente a una reunión de trabajo, desde el día y la hora, hasta los integrantes que tienen que acudir a la cita. A través de esta plataforma, también se puede determinar el orden del día, así como enviar notificaciones a los asistentes.

Además, con este software se integran todos los sistemas para poder aprovechar la información cada vez que se convoque una nueva reunión, al tiempo que las actas que se van generando se reproducen de manera automática.

¿Cómo funciona esta herramienta de gestión de reuniones eficaces?

Una vez se adquiere el software libre, el administrador de la plataforma debe dar de alta a los órganos que forman parte de la reunión como a las personas que deben acudir. También se asignan unos permisos para que haya personas que tengan acceso a la creación y edición de convocatorias.

El usuario autorizado se encarga de crear la reunión y en el evento añade el orden del día y notifica a los asistentes. De este modo, los profesionales que deben acudir al encuentro de trabajo reciben un correo electrónico con los datos de la convocatoria y pueden confirmar su asistencia. En caso, de no poder acudir, tienen la posibilidad de designar un sustituto y también añadir comentarios al orden del día que se ha propuesto, con el fin de mejorarlo y potenciarlo.

Ventajas para los usuarios de esta plataforma

Los profesionales que utilizan esta herramienta tienen la posibilidad de seguir el orden del día en su propio ordenador, sin necesidad de imprimirse la información en papel. Al finalizar la reunión, el acta está disponible de inmediato, con lo cual se ahorra mucho tiempo y esfuerzo a la hora de plantear acciones o desarrollar proyectos.

Cabe mencionar que gracias a este sistema eficaz de gestión de reuniones en el acta se incluyen directamente los acuerdos que se han alcanzado y las propuestas presentadas. Asimismo, los usuarios pueden firmar el acta de forma electrónica, evitando tener que realizar este trámite de forma manual o en cualquier otro momento.

Este software libre cumple con la normativa

Esta plataforma de gestión eficaz de reuniones cumple con la Ley 40/2015, la cual recoge que los órganos colegiados podrán celebrar sus sesiones, adoptar acuerdos y remitir actas tanto de forma presencial como a distancia.

Asimismo, esta normativa indica que las convocatorias serán remitidas a los miembros del órgano colegiado a través de medios electrónicos, en el que se informará del orden del día; se adjuntará la documentación necesaria para celebrar la sesión; y, una vez finalizada, se remitirá el acta.

Como resultado y teniendo en cuenta que las personas que participan en este tipo de reuniones poseen un perfil ejecutivo alto y su rutina laboral impide muchas veces la disponibilidad que quisiera, el sistema GOC  de 4TIC facilita el trabajo del equipo que interviene en el encuentro. Por ello, esta solución de software libre para la organización y gestión de reuniones es una apuesta segura para que los encuentros de trabajo entre órganos colegiados, universidades y entidades de gran número de personas sean fructíferos.